En udbudsproces: Et stort puslespil med 5.000 brikker

BLOGINDLÆG: Dina Raabjerg: Det svære udbud? En bekendt spurgte, om jeg kunne fortælle om et svært udbud, jeg havde arbejdet med. Efter en tænkepause måtte jeg konstatere, at jeg faktisk synes, at de samme svære ting går igen i alle udbud.

Dels er der nogle ubekendte, man skal forsøge at afdække, dels er der en masse bekendte, man skal vægte, og endelig er der en kunde, man skal mestre. Og fejler man på  bare ét af disse elementer, så mister forretningen penge, kunden bliver skuffet, eller man taber kontrakten.

GÆTTEKONKURRENCEN. Det første svære trin i udbuddet er afdække opgaven og at tolke hvilke behov, der ligger bag de mange krav. Og ikke mindst at gætte, hvad der er vigtigst. Da kunden og leverandøren har forskellig kontekst og viden, bliver krav, opgave og behov også tolket forskelligt. Og leverandøren sidder derfor altid med en masse spørgsmål og huller, når udbudsmaterialet er læst. Ikke sjældent ser leverandøren også ting, som kunden har overset, glemt at kravsætte eller informere om. Det svære er så at beslutte, hvad der skal spørges om, hvad det er klogest at lade passere, og hvilke krav og behov, der skal være styrende for løsningen. Det er ikke let at gætte, hvad der reelt er vigtigst, og hvad der er klogt at gøre, især hvis kunden ikke selv er bevidst om sin endelige prioritering.

AFDÆKNINGEN. Desværre er afdækningen af opgaven kun én svær ting. Og selvom det burde være det vigtigste, er det ikke altid det, som tager mest tid, og det er heller ikke afgørende for, hvordan leverandørens tilbud kommer til at se ud.

Et væsentligt element i leverandørens proces er nemlig afdækningen af konkurrence, risici i leverancen, risici hos kunden og dennes tilgang til samarbejdet, risici i forhold til kundens krav, tidsplan og forventninger, risici ift. 3. parter og eksterne interessenter udenfor projektet og ikke mindst de risici, der er i kontrakt og bodsregimet. Alle disse elementer er afgørende for, hvordan man designer løsningen, fastsætter prisen, vægter sin besvarelse og beslutter, om man overhovet vil byde. Hvis udbudsmaterialet fx ikke levner mulighed for at man kan differentiere sig fra sine konkurrenter på løsningen, så kommer alting til at handle om pris, og det påvirker naturligvis mange beslutninger; herunder et BID – NO BID.

Det sidste svære element er samspillet med kunden. Både før og under udbuddet.

SAMSPILLET MED KUNDEN. Det sidste svære element er samspillet med kunden. Både før og under udbuddet. For ethvert produkt eller projekt indkøbes og forbruges af mennesker med en mission. De skal have lyst til både dit produkt og dig – særlig i langvarige kontrakter. Det efterlader overvejelser om tilgangen til kunden i udbudsprocessen.

I afdækningen af opgave og behov skal man fx finde ud af, hvem hos kunden der bestemmer mest. Er det fx juristen og projektlederen, eller er det teamlederen i forretningen? Hvem skal vi egentlig sørge for designe og tale til? Hvilket sprog og hvilken slags leverandør foretrækker de? Kan man udfordre kunden direkte? Har de overskud til det? Hvordan stiller man spørgsmål på en konstruktiv måde? Vil de give point for, at vi  understøtter et behov, de ikke havde set, eller vil det bare fordyre ens tilbud og ødelægge vinderchancen?

SUMMA SUMMARUM:  Jeg ser derfor en udbudsproces som et stort puslespil med 5.000 brikker. Svært, sjovt og udfordrende. Første indikation på, om billedet er korrekt, får man ved tildelingen. Det fulde svar kommer langt henne i leverancen, når man kan se, om det var den rigtige løsning til kunden, og om prisen og risikoen matchede.

Hvem, hos kunden, bestemmer mest? Er det juristen og projektlederen, eller er det teamlederen i forretningen?