Udbudskulturen spænder ben for SMV’ere

Blogindlæg af Dina Raabjerg, Senior Manager, Systematic

Mange mindre virksomheder er stærke på kerneforretningen og besidder specialist kompetencer. I store offentlige udbud er det derfor ikke unormalt, at vi som stor virksomhed har en mindre virksomhed med som partner.

KOMMER TIL KORT. I udbudsprocessen oplever jeg imidlertid ofte, at de mindre virksomheder kommer til kort. De er dygtige. De ved, hvad de snakker om. De er agile. Men de har ikke det overskud, de ressourcer og den ekspertise, der skal til for at gå ind i og vinde et tilbud. De er eksperter på deres felt; ikke eksperter i udbud.

Hos SMV Danmark har man undersøgt de mindre virksomheders holdninger og erfaringer med offentlige udbud. Og konklusionen på analysen er, at små virksomheder ofte helt opgiver at byde. SMV’erne angiver, at det kræver for mange ressourcer at byde på offentlige udbud, at opgaverne dækker for bredt, og at der og at der er alt for mange krav til dokumentation. De er desuden ofte usikre på, om det overhovedet er rentabelt at byde på opgaven.

OMKOSTNINGERNE. SMV Danmark foreslår som løsning, at man udbyder opgaverne i mindre bidder. Så det er mere overskueligt at byde. Der er imidlertid flere ting, der taler imod dette.

For det første undersøgte Finansministeriet for et par år siden omkostningerne ved at byde på udbud. Og den viste, at omkostningerne på små opgaver, er forholdsvis meget højere i forhold til opgavens størrelse. Det er fx ikke unormalt at omkostningerne til små udbud løber op i 50% af opgavens værdi. Og det underbygger i og for sig virksomhedernes egne overvejelser om, hvorvidt det er rentabelt at byde på de offentlige udbud.

For det andet står man som tilbudsgiver stadig overfor en professionel indkøbsorganisation og komplicerede evalueringsmodeller. Og det vil stadig være en forudsætning, at man kan skrive udbudsteknisk gode tilbud – og er i stand til at kunne vurdere konsekvensen af ofte stramme kontrakter. Så man skal stadigvæk være specialist i at skrive tilbud, om end opgaven er mindre.

FJERN ”BENSPÆND”. Jeg mener derfor ikke, det er tilstrækkeligt at kæmpe for opdeling i mindre bidder. Der skal nødvendigvis også kæmpes for færre krav og markant færre bilag, der skal udfyldes, enklere materiale, standardkontrakter for SMV’ere og færre evalueringskriterier. Selvom man skulle lykkes med dette, så vil man imidlertid stadigvæk skulle være tilbudsteknisk stærk og kunne håndtere ESPD’ere mv. Og mange vil fortsat skulle have støtte af professionelle tilbudskonsulenter.

En anden mulighed kunne derfor være at acceptere de uoverskuelige kæmpeudbud. Udviklingen er årevis gået mod mere komplicerede udbud, hvorfor det må forventes at være svært og tage tid at vende udviklingen og kulturen. Man kunne så i stedet for kæmpe for, at kunderne stiller krav om, at en vis andel af leverancen skal løses af mindre underleverandører.

Det giver kunderne den fordel, at de kun har én kontrakt og en sammenhængende leverance på opgaven. Og det giver SMV’erne mulighed for at komme i spil, mens viden om procedurer og dokumentation håndteres af hovedleverandøren.