Er der en økonom til stede?

Det er ikke nemt at arbejde med salg og forretningsudvikling under en Corona-krise. Med aflyste arrangementer og udsatte kundemøder må fokus flyttes. Derfor sidder leverandører til det offentlige landet over og analyserer samtlige de udbud, der dukker op; kan vi ikke snakke med kunderne, så kan vi i hvert fald skrive til dem.

Sager, man tidligere ikke gad bruge 2 minutter på, får nu en seriøs behandling. Og hold da op, hvor dukker der sjove sager op.

Blandt krisens mere tragikomiske udbud dukkede der fx et SKI mini-udbud op fra en styrelse. En sjov opgave, som mange gode leverandører ville kunne løse godt. Og ud af en 14-16 inviterede leverandører var der da også ca. halvdelen, som tilkendegav sin interesse.

Over 20 bilag pløjede vi igennem, for at vurdere opgaven. Og det var tydeligt ved gennemlæsning, at der lå et temmelig grundigt stykke arbejde fra kundens side bag udbuddet; det var ikke bare skruet sammen på kun et par måneder.

Der var bare en enkelt lille torn i dette udbud. Nemlig opgavens størrelse og herunder kundens max budget. 1,3 mio. kr. måtte det i alt koste at udvikle og supportere de næste 3 år. Og så måtte vi frem med regnestokken… Efter 20-30 timers analyse af materialet, diskussion og vurdering af opgaven, kom vi frem til, at vi faktisk godt kunne løse opgaven indenfor budgettet. Vi kom også frem til, at det ville tage 100 timer at besvare kundens bilag i tilbuddet, hvis det skulle gøres ordentligt. Og med så stort et felt af leverandører, så ville det ikke være realistisk at vinde, uden en vis grundighed og skarp pris.

Under disse omstændigheder ville det ikke være realistisk, at man kunne lave meget mere end et par hundrede tusinde på selve opgaven. Herfra skule så trækkes vores omkostninger til at gennemføre udbuddet, og risikoen ved leveranceansvaret. Og dermed var casen kun interessant for den, der virkelig mangler opgaver i en krisetid.

Når nu lommeregneren var i gang, kunne jeg ikke nære mig for at regne lidt videre. Hvis nu 5-6 sultne leverandører endte med at byde på opgaven, og at rammerne var så nogenlunde ens på tværs, ja så ville der gå en 6-800 timer til at analysere og skrive tilbuddet. Dertil kundens timer til at lave udbudsmateriale og gennemføre udbuddet, som ganske givet ville ligge et godt stykke over de 1.000 timer. Og endelig de leverandører, der kiggede på opgaven og fravalgte den; 100-150 timer. Altså ville der inden en kontrakt, være brugt langt flere timer, end der skulle bruges på bygge, levere og supportere løsningen.

Hvis kunden i stedet for havde valgt at købe en leverandør ind på en konsulentaftale. Så kunne denne analysere behovene, lave en prototype, kode løsningen færdig og levere den – alt sammen på konsulentaftalen. Formentlig kunne alt dette gøres for en 1.500 timer. Og dermed kunne kunden have sparet udgifter til udbudsmateriale og udbudsproces. Og alle leverandørerne kunne spare udgifterne til at gennemføre et udbud, hvoraf 80% ville tabe.

Man fristes til at spørge, ”Er der en økonom til stede”?.