NORGE: DIGITALISERING OG OFFENTLIGE INDKØB
Digitalisering og offentlige indkøb, set fra Norge
Debatindlæg af Jacob M Landsvik, Innkjøpssjef/seksjonssjef, Universitetet i Oslo
OPFORDRING: Det er på tide, at offentlige indkøbere og udviklere på leverandørmarkedet sætter sig sammen for at starte en innovativ proces for at sikre bedre produkter og øget konkurrence om understøttelse af indkøbssystemer.
Digitaliseringsdebatten er eksploderet i løbet af det seneste år, og nu er ordet digitalisering på alles læber – og det er det ofte som svaret på alt, hvad der ikke virker i den offentlige sektor. Digitalisering KAN være svaret på større og nødvendige forbedringer i public service-leveringen, men det er den kun, hvis ordregiver leverer en god og præcis kravspecifikation – og leverandørerne reagerer på opgavebeskrivelsen, og sammen med kunden følger op på aftalen i hele kontraktperioden.
Gode leverancer afhænger af gode og specifikke opgavebeskrivelser, leverandører, der leverer det, der er beskrevet, og en aftaleopfølgning, der er baseret på god kommunikation, og som er løsningsorienteret i forhold til alt, hvad der måtte opstå som følge af mindre og større udfordringer i kontraktperioden.
Der er 3 afgørende spørgsmål, der skal stilles:
- Hvordan lettes dagligdagen for brugerne?
- Hvordan udvikler arbejdsmetoderne sig?
- Hvordan bruger vi bedst ressourcerne?
Med andre ord går ingen digitaliseringsproces godt, hvis du ikke tager dig af brugerperspektivet, det professionelle perspektiv og ledelsesperspektivet.
Virkeligheden skildres ofte, som om det er offentligheden, der sinker digitaliseringsarbejdet, og det er leverandørerne, der er proaktive og fremadrettede.
Sådan behøver rollefordelingen nu ikke at være. Jeg har erfaring fra 3 vigtige digitaliseringsprocesser inden for offentlige indkøb. I to ud af tre tilfælde har vi haft store udfordringer med leverandører, der ikke leverer på kontrakt, og som ikke har et kundefokus, der er acceptabelt. Det handler især om, at vores henvendelser til leverandøren ikke besvares. Hvis det besvares, vil det tage uger at få et svar. Fejl rettes ikke på tid, og timesedler leveres ikke sammen med fakturaen.
Nogle vil hævde, at så bør man opsummere fejl og mangler til væsentlige misligholdelse og dermed opsige aftalen.
På et velfungerende marked ville dette have været løsningen. Udfordringen inden for indkøbsområdet er, at der ikke er noget velfungerende marked. Der er lav konkurrence, og to ud af tre leverandører har ikke den nødvendige ekspertise inden for offentlige indkøb.
Den næste løsning på udfordringen med et svagt fungerende marked kan være at drive leverandørudvikling. Vi har gjort flere flittige forsøg på eksisterende leverandører og oplevet gode resultater i en af tre cases. Et stort tilbageslag opstod som en af de få leverandører på markedet, der købte UiO’s leverandør, som i øvrigt var en af de bedste leverandører af konkurrenceimplementeringsværktøjer (KGV) i forbindelse med offentlige indkøb. Hvad den næste leverandør gør, er at skrotte konkurrentens værktøjer og tilbyde sit eget værktøj. Et værktøj, der ikke nåede konkurrencen, da universitets- og universitetssektoren erhvervede KGV for et par år tilbage.
I de sidste 5 opkøb af konkurrencedygtige implementeringsværktøjer til den statslige sektor har kun 1-2 leverandører afgivet tilbud. Konkurrencen svækkes i vid udstrækning på dette marked.
Hvordan lettes tjenesterne for brugerne?
Det er i disse dage mere end 20 år siden, at Universitetet i Oslo sendte sin første online ordre til en leverandør. Man kunne gå ud fra, at teknologien havde taget betydelige skridt fremad – og det har den på en række områder.
Leverandørernes kundefokus og facilitering for et stadigt bedre – brugerperspektiv er dog ikke iøjnefaldende. Mange leverandører er mest optaget af at definere deres egen forståelse af noget komplicerede indkøbsprocesser og udviser en overraskende lille evne til at tage i det område, som tjenester skal leveres til.
Ikke alle brugere af indkøbssystemer er eller kan være indkøbere med god indkøbsekspertise. Derfor skal brugerperspektivet have betydeligt større opmærksomhed, når det kommer til fremtidig systemudvikling.
Hvordan håndteres udviklingen af nye arbejdsmetoder?
Udvikling af arbejdsmetoder er en af de vigtigste ting for digitaliseringens succes. I dette arbejde skal den hovedforpligtede sidde i førersædet. Mange entreprenører lægger dette arbejde væk for at ansætte konsulenter i fare for, at medarbejderne sjældent eller aldrig får ejerskab over deres egne processer. Procesforståelse og procesudvikling er centrale for al serviceproduktion. Det er procesforståeeelse, der vil bidrage til, hvordan digitalisering kan anvendes i den enkelte virksomhed.
Hvordan håndteres ledelsesfunktionen?
Det siges i mange sammenhænge, at det er medarbejderne, der er den vigtigste ressource i virksomheden. Inden for indkøbsområdet er medarbejderen langt den vigtigste faktor for succesen med “gode indkøb”. Hvordan ledelsen udøves i den enkelte indkøbsfunktion, er afgørende for resultatet af indkøbsarbejdet og ikke mindst graden af succes i digitaliseringsarbejdet. I en digitaliseringsproces skal alle medarbejdere have tid i form af en tilpasset arbejdsdag, så alle små og store bidrag registreres for at sikre den bedst mulige proces. I alt udviklingsarbejde er det nødvendigt at afsætte tilstrækkelige ressourcer i hele udviklingsperioden for at opnå det bedste resultat.
Konkurrencesituationen på markedet
Hvidbog 22 “Smarter Purchases” sætter et vigtigt fokus på digitalisering af indkøbsprocessen. I kombination med kompetenceudvikling vil digitalisering betyde en betydelig kapacitetsforøgelse i de mange indkøbsenheder i den offentlige sektor. Det er dog dyrt at være fattig. Der er derfor stor fare for, at de mindre ressourcestærke kunder ikke ser sig selv i stand til at leve op til den digitale hverdag på trods af, at det netop er disse, der vil få mest ud af digitaliseringen. Det vil ikke være tilstrækkeligt kun at tildele nye nye penge til forskellige direktorater. Hvidbogen skal følges op med nye og nye midler i form af tilskud til små og mellemstore kunder, der sætter dem i stand til at erhverve passende elektroniske støttesystemer for at frigøre tid og kræfter og dermed optimere indkøbsprocessens gennemførelseskapacitet.
Ikke mindst er der behov for nye oplysninger om indkøbsområdet i form af nye ledelsesoplysninger. Digitaliseringsminister Nicolai Astrup udtaler: “Data er guld. Men hvis vi bare sidder på dem, er de ikke mere end greystone. Data skal deles og genbruges, hvis de skal have værdi.”
For at opnå dette skal offentlige entreprenører bruge elektronisk systemstøtte i form af gode og brugervenlige systemer, hvor forskellige data kan genereres, deles, raffineres og genbruges. Der er grund til bekymring over den svage konkurrence på markedet for støtte til det elektroniske system inden for offentlige indkøb. Der er yderligere grund til at bekymre sig om en alt for fragmenteret systemstøtte. Det er på tide, at offentlige købere og udviklere på leverandørmarkedet sætter sig sammen for at starte en innovativ proces for at sikre bedre produkter og øget konkurrence om understøttelse af indkøbssystemet.
