De frustrerende udbud!

”Udbud er frustrerende, hvis man ikke er bevidst om spillets regler”
Blogindlæg af
Forretningsudvikler, Systematic Dina Raabjerg

”Jeg synes at udbud er frustrerende”. Det udbrud kom fra en god bekendt, jeg havde et sparringsmøde med. Han ejer en virksomhed, der hjælper kommuner med at få de mest socialt udsatte i arbejde. Det er hans passion; og han er god til det.

Frustrationen omkring udbud gik netop på at han og hans partner er lykkedes med at lave en virksomhed, der skaber gode resultater for kunderne – og succeser for de mennesker, de hjælper. Men at de drivere, som giver resultaterne, ikke får point i en udbudsproces.

Som mange andre har han måtte sande, at mission, passion og resultater ikke er nok til at vinde et udbud. Som han sagde: ”Jeg fokuserer på alt det, jeg gerne vil give kunden, og så ender vi med at falde på teknikaliteter, som vi ikke havde set komme”.

Intentionen bag EU’s udbudsregler er at skabe konkurrence. Men et udbud er ikke en konkurrence på den bedste løsning, men på det bedste tilbud; en konkurrence i at afkode, hvordan man svarer rigtigt, og hvordan man giver lige præcis tilstrækkeligt, så man også kan holde prisen nede.

Udbudsteknisk kalder vi det, for det ”økonomisk mest fordelagtige tilbud”.

Det mest fordelagtige tilbud skal imidlertid ikke forveksles med den mest fordelagtige leverance og de bedste resultater for kunden. Og det bør både kunde og leverandør være bevidst om, så man ikke stikker sig selv blår i øjnene og sidder frustreret tilbage.

For leverandøren kan det give lidt point at vise ambitioner i sit tilbud. Men de ambitioner må aldrig tage fokus fra selve udbudskonkurrencen, der alene er en konkurrence i at opnå flest point og intet andet.

Kunden på sin side bør på samme måde gøre sig klart, at leverandørerne i tilbudsfasen kæmper på point i forhold til kundens formelle krav og ikke for kundens bagvedliggende succes. Og hvis kunden ønsker det anderledes, så skal en fælles mission og mekanismerne i tidligere resultater vægte meget – og langt mere – end vi typisk ser.

I prækvalifikationen kunne kunden fx let foretage en ændring, der til en vis grad inddrager leverandørens evne til at skabe resultater. Her tæller normalt alene erfaring. Man kunne i stedet for ændre fokus og lade de faktiske resultater, kunders tilfredshed og kvaliteten af tidligere leverancer indgå. Og så skal man være klar til at acceptere, at visse leverandører dermed ryger ud af konkurrencen.

Tilbage til min gode bekendt. For ham har løsningen været, at han helt har fravalgt at deltage i firmaets tilbudsager. For dermed kommer hans passion og faglige vurdering ikke i vejen. ”Jeg har hyret en til at køre udbuddene” fortalte han mig og fortsatte ”Og det har faktisk gjort, at vi nu vinder flere sager”.

Præsentation

Dina Raabjerg skriver om offentlig IT, udbud og samspillet mellem kunde og leverandør på UdbudsMedia.dk.

Læs mere om Dina Raabjerg

Del dette med dit netværk: