Løbetid, rammeaftaler

Rammeaftaler over 4 år: Kun i ekstraordinære tilfælde

Klagenævnet for Udbud slår fast, at løbetiden for en rammeaftale alene kan forlænges ud over 4 år i ekstraordinære tilfælde, og at ordregiver bærer bevisbyrden for, at betingelsen er opfyldt.

Af advokat Mikkel Taanum (foto) og stud.merc.(jur.) Jacob Roland (foto nedenfor)

Sagens forløb

Region Hovedstaden udbød en rammeaftale vedrørende netværkskomponenter og support til klinikker i regionen. Rammeaftalens varighed var angivet til 48 måneder med en option på 36 måneders forlængelse, så rammeaftalen potentielt kunne få en løbetid på 7 år.

Region Hovedstaden besluttede at indgå rammeaftalen med tilbudsgiveren Datacon A/S. To måneder senere indgav en anden tilbudsgiver Axcess A/S klage til Klagenævnet for Udbud med anmodning om at annullere regionens tildelingsbeslutning. Klager påstod, at regionen havde handlet i strid med udbudslovens § 95, stk. 2 ved at udbyde en rammeaftale med en varighed på over 4 år, uden at der forelå et ekstraordinært tilfælde.

Årsagen til rammeaftalens løbetid på 7 år var ifølge et notat fra regionen, at investeringshorisonten for opgraderingen og standardiseringen af det samlede netværk var 7-8 år, ligesom det omhandlende udstyr havde en afskrivningsperiode på 7-8 år.

I notatet fremgik det også, at det ville være teknisk uforsvarligt at gennemføre et nyt udbud midt i en implementeringsperiode (de 7-8 år), da det ville indebære risiko for et producentskifte. Dette kunne medføre yderligere risiko for, at netværket ikke ville kunne understøtte de nødvendige stabile arbejdsgange i sundhedssektoren.

 

Intet ekstraordinært tilfælde – ingen forlængelse

Klagenævnet slog fast, at det efter udbudslovens § 95, stk. 2 alene er i ekstraordinære tilfælde, at en rammeaftale kan indgås for en længere periode end 4 år. Når en rammeaftale har en potentiel løbetid på 7 år, har ordregiver bevisbyrden for, at der foreligger ekstraordinære tilfælde, som kan begrunde rammeaftalens forlængede løbetid.

Klagenævnet foretog en konkret vurdering og konkluderede, at regionen ikke havde løftet bevisbyrden for, at der forelå sådanne ekstraordinære tilfælde, der kunne retfærdiggøre at rammeaftalen potentielt løb 7 år.

 

Afgørende for klagenævnets vurdering var, at rammeaftalen omfattede indkøb af standard netværkskomponenter, hvorfra regionen selv sammensatte sine løsninger ud fra regionens konkrete behov ved brug af hardware fra rammeaftalen. Rammeaftalen afløste desuden en tidligere kontrakt af væsentlig kortere varighed. Forudsætningen for udbuddet var, at det var muligt at gennemføre udbud med henblik på at få andre leverandører, og at det i den forbindelse kunne sikres, at det indkøbte var kompatibelt med det eksisterende netværksudstyr.

Derfor konkluderede klagenævnet, at overtrædelsen af udbudslovens § 95, stk. 2 var så væsentlig, at tildelingsbeslutningen skulle annulleres.

Bird & Birds kommentarer

Udbudslovens begrænsning i rammeaftalers løbetid sikrer, at konkurrencen ikke hindres, begrænses eller fordrejes, så det alene er i ekstraordinære tilfælde, baseret på saglige hensyn, at en rammeaftale kan have en længere løbetid end 4 år.

Af lovbemærkningerne til udbudslovens § 95, stk. 2. fremgår det, at et ekstraordinært tilfælde, som kan begrunde længere løbetid, kan foreligge, hvis en leverandør eller ordregiver har brug for at købe udstyr med en afskrivningsperiode på længere end 4 år, og hvor det konkrete behov for udstyret kan opstå på ethvert tidspunkt under rammeaftalens løbetid. Tilsvarende kan ekstraordinære tekniske forhold retfærdiggøre længere løbetid på en rammeaftale.

En løbetid på mere end 4 år kan også begrundes med, at indtjeningsperioden for leverandøren vil blive afkortet, som følge af den tid der skal bruges på udviklingen af den udbudte opgave. Dette kan eksempelvis være en aftale vedrørende specialudvikling af komplicerede ydelser, hvor alene selve udviklingsperioden må forventes at have en løbetid på 3 år.

I denne sag omhandler reglen udbud vedrørende udstyr med en afskrivningsperiode på mere end 4 år. Lovbemærkningerne er dog uklare på dette punkt, og hensigten med bemærkningerne er svære at gennemskue. Kommissionens vejledning om rammeaftaler[1] beskriver muligheden for forlængelse for at skabe bedre konkurrence på områder, hvor en investering med afskrivningsperiode på mere end 4 år er nødvendig for at kunne opfylde kontrakten. Kommissionens meddelelse sammenholdt med lovbemærkningerne til § 95, stk. 2 kunne forstås så et ekstraordinært tilfælde kan udgøre en situation, hvor det ikke ville kunne betale sig for flere leverandører at byde på kontrakten og derfor begrænse konkurrencen, hvis ikke rammeaftalen har en længere løbetid end 4 år.

Selvom regionens rammeaftales tidsramme har været fastlagt af praktiske og hensigtsmæssige årsager, medførte dette ikke ud fra ovenstående gennemgang et ekstraordinært tilfælde. Hvad der udgør et ekstraordinært tilfælde må fortsat være op til fortolkning, men det kan tilsyneladende aldrig være indkøb af standardprodukter. Indkøb af standardprodukter kan for det meste genudbydes uden større problemer, og det vil derfor ikke kunne være af hensyn til konkurrencen, hvis rammeaftalen løber længere end 4 år.

Det bemærkes, at ‘almindelige kontrakter’, hvor ordregiver på forhånd har forpligtet sig over en længere periode, kan løbe mere end 4 år. Kontrakter indgået under en rammeaftale kan fortsat være gældende efter rammeaftalens udløb, jf. udbudslovens § 95, stk. 3, medmindre aftalen er indgået for at omgås udbudsreglerne.

[1] Explanatory Note – Framework Agreement – Classic Directive, af 2005-07-14, punkt 2.1