Vedlæggelse af materiale til tilbuddet
Udbudsjuraen indeholder en praksis om at uklarheder i et tilbud er tilbudsgivers egen risiko. Hvis tilbuddet kan fortolkes på flere måder, har tilbudsgiver derfor ikke ret til at blive hørt og forklare, hvordan tilbuddet bør forstås. Denne praksis gør, at tilbudsskrivning også er en juridisk disciplin. Tilbuddet skal være nøjagtigt at præcist opfylde de krav eller præferencer, som ordregiver giver udtryk for i sit udbudsmateriale.
Sidste år fik vi i sagen Avaleo ApS mod Vejle Kommune (Klagenævnets kendelse af 31. januar 2014) en interessant udvikling i, hvad det indebærer at skrive et tilbud. Udbuddet fra Vejle kommune var lavet efter en kendt model, hvor kommunen havde mindstekrav i sit udbud – dvs. krav som tilbudsgiver skal opfylde – og under mindstekravene gav mulighed for, at tilbudsgiver nærmere kunne redegøre for, hvordan mindstekravet ville blive opfyldt. En tilbudsgiver havde valgt denne fremgangsmåde, men det tilbudsgiveren havde skrevet kunne fortolkes som om selve mindstekravet ikke var opfyldt. Hertil bemærkede Klagenævnet;
Også denne del af tilbuddet (…) må derfor indgå i vurderingen af, om tilbuddet var konditionsmæssigt.
Herved skabte Klagenævnet en pligt til at gennemgå og vurdere tekst fra en tilbudsgiver – også selvom tilbudsgiver havde tilkendegivet, at mindstekravet konkret var opfyldt. Og ikke nok med det. Klagenævnet vurderer imod sædvanlig praksis om den tekst, der var medtaget i tilbuddet, kunne fortolkes på en anden måde end Vejle Kommunes fortolkning. Hvilket den kunne.
Hvis du ikke allerede i 2014 fik øjnene op for vigtigheden i også juridisk at forholde dig til dit tilbud, så burde en ny kendelse fra 18. maj 2015 (Kai Andersen A/S mod Direktoratet for Kriminalforsorgen) gøre dig fuldt ud opmærksom på tilbuddets juridiske diskurs. I denne sag havde tilbudsgiver vedlagt en række produktbeskrivelser til sit tilbud, som derved uddybede de produkter, som tilbudsgiver havde tilbudt. Også i denne sag går klagenævnet konkret ind og skaber en pligt for ordregiver til at gennemgå tilbuddets vedlagte produktbeskrivelser – om end de i denne sag ikke mener, at produktbeskrivelserne er i strid med udbuddets krav.
En stor agtpågivenhed bør derfor altid bruges inden salgsmateriale vedlægges et tilbud. Generelt må det frarådes at vedlægge almindelige salgsbrochure eller anden teknisk information om solgte ydelser. Salgsbrochure kan være rettet mod helt andre kanaler end udbuddet. Det skaber en helt uoverstigelig risiko for, at brochurerne indeholder information, som ikke opfylder udbuddets krav.
Det er små ord, der ofte gør forskellen i et udbud. Ofte ønsker tilbudsgiver at forklare ordregiver, at et krav eller ønske i et udbud kan gøre smartere eller på en anden – måske billigere – måde eller blot fremvise en dyb teknisk indsigt i sit tilbud, som ordregiver ”får med i købet” når tilbudsgiveren vælges som kontraktpart. Denne form for tekst bør dog ikke fremgå af et tilbud medmindre der er tale om åbenlyse anprisninger af tilbudsgiveren. Hvis forbedringsforslaget eller de ”gode forslag” ikke efterlever klare aktivitetsbaserede krav, vil de kunne (og måske endda skulle) fortolkes som et forbehold. Rådet er derfor klart at holde selve tilbuddene i klare og præcise linjer, som adresserer det ordregiver beder om og intet mere. Selv åbenlyse forbedringer til et måske mindre godt udbud, bør man afholde sig fra som tilbudsgiver.
Vores erfaring er, at det kun er få tilbudsgivere, der evner at anprise egne evner og produkter på en måde, der ikke skaber risiko for, at tilbuddet for læseren fremstår som noget helt andet end udbudsmaterialet.
Som den generelle hovedregel bør du derfor holde dig til udbuddets struktur i dit tilbud. Lad være med at gøre materialet bedre eller at fortolke unødigt på kravene. Risikoen er simpelthen for stor.
