Udbud: Dovenskab og uduelighed vs. fravær af ledelse!

Partner og advokat, Anja Piening, NP advokater i opråb på ops-indsigt.dk: 

I Danmark køber vi årligt ind for ca. 380 mia. kr. i offentlig sektor.

Dovenskab og uduelighed? Med så massivt politisk fokus og så mange krav og forventninger til hvad offentligt indkøb kan løfte af dagsordener og besparelser, kan det undre, at vi igen og igen ser udbud med ”genbrugsmaterialer”. Hvorfor ses det igen og igen, at udbudsmaterialet ikke har et klart defineret formål, at der ikke er overblik over markedet, priserne, løsningerne, udfordringerne? Hvorfor er der mere fokus på at sikre, at der i kontrakterne er håndtag nok at slå leverandørerne med, hvis de ikke overholder kontrakten, end der er fokus på, at kontrakten faktisk regulerer det, den skal?

Er den gennemsnitlige udbudskonsulent bare uduelig og doven? Er der for langt fra politik og ned til den enkelte indkøbs- og udbudsafdeling? Er der ikke nok ledelsesmæssigt fokus på indkøb og udbud eller hvad skyldes dette markante gab mellem de overordnede formulerede formål, ønsker, krav og behov og det, der sker i praksis?

Jeg tror at der er flere årsager til, at det gennemsnitlige udbud ikke er særlig præcist udformet, ikke passer til det marked det skal udbydes i, ikke har et klart defineret formål (ud over overholdelse af udbudsreglerne) og ikke nødvendigvis har en kontrakt, der passer særlig godt, til det der i virkeligheden skal reguleres. Jeg tror ikke, at det handler om uduelighed eller dovenskab i udbudsafdelingerne. Jeg tror heller ikke, at det handler om uvilje eller manglende evne til at tænke ud af boksen eller se strategisk på de udbud der skal gennemføres.

Men jeg tror, at det bunder i generel frygt for at lave fejl, der kan medføre en tur på forsiden af avisen, en dårlig udbudskultur, elendige traditioner, underbemanding og manglende ledelsesmæssig forståelse for, hvad der skal til for at lave et godt og gennemarbejdet udbud, der rammer skiven. For det første er der en enorm angst for at de offentlige ordregivere bliver fanget i en (eller flere) fejl, særligt hvis det kan resultere i en klagesag. For det andet lever princippet ”tillid er godt, men kontrol er bedre” stadig i bedste velgående, hvilket medfører, at der ikke delegeres den beslutningskompetence og det ansvar som giver mening, og som udvikler og motiverer udbudskonsulenterne til at gå fra ”udbuds-fabrik” til innovative og strategiske udbud. For det tredje er der mere fokus på kvantitet end kvalitet. For det fjerde er udarbejdelsen af et udbudsmateriale efterhånden så svær og kompleks en øvelse, at hverken ordregiver eller tilbudsgiver kan finde rundt i det længere og alle taber overblikket.

Det er nok på tide at se på udbudskulturen, og den øvelse starter med den øverste ledelse. Lad os lave kulturen om, så vi går fra en nulfejls-kultur, til en kultur, hvor det vigtigste er, at udbuddet rammer behovet og markedet og hvor vi tør prøve rammerne af, for at sikre, at vi kommer frem til den bedst mulige løsning. Vi skal derhen hvor der gives ansvar, men hvor der også er plads til at lave fejl – den samme fejl skal bare ikke laves to gange. Vi skal væk fra den slaviske arbejdsgang med frem og tilbageløb, lange godkendelsesprocedurer, manglende beslutningskompetence hos dem, der er udførende og for lidt tillid til den enkeltes kompetencer. Lad os skabe en kultur, hvor vi tager udgangspunkt i virkeligheden frem for gamle materialer og jura. Lad os starte med at få defineret,

• hvad udbuddet egentlig skal løfte?
• hvad formålet er?
• hvad forretningens behov er?
• hvilke krav der (politisk og på anden vis) er til den efterfølgende kontrakt?
• hvem der skal bruge aftalen bagefter?
• hvordan vi gerne vil købe ind,
• hvad vi gerne vil købe ind,
• hvordan markedet er skruet sammen,
• hvad priserne er osv.,

og så se ned i udbudsværktøjskassen for at vurdere, hvad det bedste værktøj er, for at ramme målet så præcist som muligt. Først derefter kan vi se på, om der er noget i de gamle materialer vi kan (gen)anvende. Løsningen er derfor ikke at blive ved at lave om i udbudsreglerne, eller at stille større og større krav til indkøb og udbud uden samtidig at lade rammerne følge med.

LØSNINGER. Hvis man vil have gode, innovative veltilrettelagte udbud, så kræver det et skifte i ledelsesmæssigt fokus, i de tildelte mandater og beslutningskompetencer og i den grundlæggende kultur.  Så skal vi skabe udbudskonsulenter (uanset uddannelsesmæssig baggrund), som er teoretisk velfunderede, men som samtidig har opbakning til at tænke innovativt og strategisk, som gives ansvar og vises tillid. Som kender rammerne for deres arbejde, formålet med det de laver, og som kan se en mening med galskaben. Som ikke hele tiden bare presses mere og mere, men får frihed til at løse opgaven. De er nemlig hverken uduelige eller dovne – de får bare ikke lov at udleve deres potentiale.

Læs hele Anjas opråb her: Opråb: Lad os skabe en udbudskultur med udgangspunkt i virkeligheden (ops-indsigt.dk)