Sådan gør du dine it-investeringer bæredygtige
En undersøgelse om brugen af grønne krav og kriterier i offentlige udbud har vist, at under 7 % af danske kommunale udbud fra perioden januar 2021 til september 2022 indeholdt grønne tildelingskriterier, mens ca. 28 % af udbuddene indeholdt grønne mindstekrav.
Artikel af Bird & Bird Advokater – Forfattere: Katja Vollertzen, erhvervsjuridisk rådgiver, Tina Johansen, advokat og Peter Dann Jørgensen, partner
I denne artikel giver vi et indblik i GPP-kriterierne, herunder hvordan kriterierne, særligt for datacentre, serverrum og cloudtjenester, kan bruges hensigtsmæssigt til at gøre de danske offentlige indkøb mere bæredygtige. Vi ser nærmere på, hvordan kriterierne spiller sammen med udbudsreglerne, og vi kommer med konkrete og brugbare råd til anvendelsen, herunder hvordan du fremtidssikrer dit indkøb i forhold til grønne løsninger.
I Danmark alene køber den offentlige sektor ind for over 380 milliarder DKK, og der er derfor et stort potentiale for at bidrage positivt til den bæredygtige udvikling.
Digitaliseringen, herunder opbevaring af data, udgør en større og større del af det offentliges indkøb i Danmark. Jo mere vi digitaliserer, jo flere data opbevarer vi, og jo mere energi bruger vi. Der er derfor inden f0r særligt datacentre, serverrum og cloudtjenester stor mulighed for at bidrage til den grønne omstilling. Dette skal også ses i lyset af, at Danmark – for tredje år i træk – er tildelt førstepladsen i FN’s E-Government Survey, der er den førende benchmarking-reference for offentlig digitalisering.
Anvendelsen af EU-Kommissionens Green Public Procurement (GPP) kriterier kan være med til at sikre bæredygtige indkøb, herunder medvirke til bæredygtighedsrapportering og dokumentation af klimaaftryk – igennem hele leverandørkæden. Det er et væsentligt bidrag mod et mere CO2 neutralt samfund, som efterhånden efterspørges de fleste steder i verden.
GPP-kriterierne afprøves i perioden 2022-2023 i en lang række offentlige it-indkøb i Danmark. Dette sker som et af initiativerne i Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi, som den tidligere regering, KL og Danske Regioner blev enige om i juni 2022.
Der er udsigt til, at dele af GPP-kriterierne kan blive obligatoriske at anvende for danske myndigheder, hvilket er en god grund til at gøre sig bekendt med området allerede nu.
GPP-kriterier og initiativer skal sikre 50% grønne indkøb i EU
EU-Kommissionen fremlagde i sin handlingsplan fra 2008 og senere i meddelelsen om offentlige grønne indkøb en målsætning om, at 50 % af indkøbene på EU-plan skal være grønne. EU har sidenhen offentliggjort flere forskellige initiativer, der skal understøtte opnåelsen af målet om 50 % grønne indkøb.
Et af disse tiltag er Green Public Procurement (GPP) kriterierne, som er et velafprøvet værktøj, der er muligt for ordregiverne at anvende direkte i deres udbud. Kriterierne er baseret på EU’s miljømærke Blomsten, livscyklusanalyser og markedsundersøgelser. Det er formålet, at kriterierne skal gøre det lettere for ordregivere at stille miljøkrav, og at kravene ensrettes på tværs af EU-landene for derved også at gøre det lettere for leverandører at byde ind på opgaver og leve op til kravene efterfølgende.
På nuværende tidspunkt er der udarbejdet kriterier inden for ca. 20 forskellige produktområder – lige fra datacentre, serverrum og cloudtjenester, computere, skærme, tablets og smartphones til billedbehandlingsudstyr, rengøring, tekstiler, vejtransport, fødevarer, møbler, bygninger og en lang række andre offentlige indkøbsområder. Der er derfor rig mulighed for at it-projektlederen i den offentlige sektor, men ligeledes indkøbskonsulenten- og juristen i den centrale indkøbsfunktion, kan blive godt klædt på og inspireret til kommende indkøb og udbud.
Basiskriterier og udvidede kriterier for grønne indkøb
GPP-kriterierne indeholder to niveauer – et basisniveau og et udvidet niveau. Basiskriterierne er velegnede til brug for ordregivere i hele EU og tager højde for de væsentligste miljøpåvirkninger. Derudover er de beregnet til at blive anvendt med en minimal ekstra indsats til kontrol og minimale omkostninger. De udvidede kriterier kan anvendes af de ordregivere, der ønsker at købe de mest miljøvenlige produkter på markedet. Anvendelsen af disse kriterier kræver yderligere kontrol, og muligvis en mindre stigning i omkostningerne i forhold til andre produkter med samme funktionalitet.
På EU-Kommissionens hjemmeside kan man finde tekniske baggrundsrapporter i tillæg til kriteriedokumenterne. Heri er det for hvert produktområde redegjort for de analyser, der går forud for tilblivelsen af kriterierne, herunder rationalet bag udvælgelsen og udformningen af de enkelte kriterier.
Kriterierne er på nuværende tidspunkt frivillige at anvende, men kan være et rigtig godt afsæt for ordregivere til at gøre deres udbud mere grønne uden at anvende store egne ressourcer, eller ressourcer til eksterne rådgivere til brug for tilblivelsen af anvendelige kriterier. Inden offentliggørelsen har EU-Kommissionen gennemført markedsdialog om kriterierne, og som ordregiver kan man derfor bruge dem med vished om, at markedet er i stand til at leve op til dem. Eller kan man?
Markedsdialog
Kommissionen arbejder løbende med kriterierne og offentliggør opdaterede versioner hvert 3.-5. år. Typisk bruger Kommissionen 2 år på at udarbejde den tekniske dokumentation, og derefter pågår der en 1-årig godkendelsesproces, før de nye versioner af kriterierne bliver offentliggjort. Markedet kan derfor have rykket sig længere end fra basis til udvidede kriterier på det tidspunkt, hvor opdateringerne offentliggøres.
Det vil i særlig grad gøre sig gældende for markeder, hvor virksomhederne er gode til at omstille sig, og udviklingen sker hurtigt. Ordregiver bør derfor altid overveje, hvilke krav der skal fastsættes i et udbud, men også hvilket niveau der skal lægges i et konkret udbud. Ordregiver kan overveje at foretage en konkret markedsdialog vedrørende den forestående investering for at klarlægge, hvor langt markedet er i den grønne udvikling på det pågældende tidspunkt.
Ved en markedsdialog er det både muligt for ordregiveren at blive klogere på markedet samt at få indsigt i, hvilke grønne løsninger leverandørerne kan tilbyde. Det vil også være muligt at trykteste, om de krav, man forventer at stille, kan opfyldes af markedet – her og nu eller på sigt. Særligt i de tilfælde, hvor man ønsker at anvende mindstekrav, bør man være sikker på, hvor modent markedet er, at man ikke indskærper konkurrencen unødigt.
Bird & Bird har skrevet en del artikler om markedsdialog, herunder for optimering af bæredygtige udbud, og en af de tidligere artikler om dette emne kan læses her.
Datacentre, serverrum og cloudtjenester – i et dansk perspektiv
Datacentre forbruger store mængder energi, og energiforbruget i datacentrene udgør ca. 2-3 % af verdens samlede energiforbrug, hvilket svarer til energiforbruget for hele flyindustrien. I 2030 spås datacentres strømforbrug til at udgøre op mod ca. 13 % af Danmarks samlede strømforbrug.
Som led i arbejdet med at gøre it-indkøb og brugen af datacentre mere bæredygtige i Danmark, er GPP-kriterierne afprøvet i nogle danske offentlige indkøb i staten. Kriterierne er bl.a. brugt i Digitaliseringsstyrelsens udbud af Borger.dk samt SKI’s 02.22 IT-drift.
I udbuddet af borger.dk, der blev afsluttet i november 2022, havde Digitaliseringsstyrelsen medtaget GPP-kriterierne som en del af tildelingskriterierne for så vidt angår delaftalen om drift. Her blev der blandt andet evalueret på, i hvor høj grad de tilbudte datacentre genbruger spildvarme, dvs. har en høj energigenbrugsfaktor (ERF).
SKI’s 02.22 IT-drift bliver kriterierne ligeledes anvendt som en del af tildelingen, men også som kontraktvilkår. Til brug for kundernes indkøb har SKI således udarbejdet en bruttoliste over kontraktkrav og evalueringskrav, som kunderne har mulighed for at stille i forbindelse med deres konkrete indkøb. I denne liste er der medtaget krav, der tager udgangspunkt i GPP-kriterierne. Det er således op til kunderne at vurdere, hvilke af de af SKI udvalgte krav, der er relevante at stille. SKI’s 02.22 IT-drift er udbudt som et dynamisk indkøbssystem med idriftsættelse 7. februar 2023.
Formået med afprøvningen af GPP-kriterierne i en række danske udbud er at få mere viden om eventuelle økonomiske og konkurrencemæssige konsekvenser ved brug af kriterierne.
Ordregivere, der skal købe datacenterrelaterede produkter eller ydelser, har mulighed for at deltage i afprøvningen og kan modtage sparring fra Digitaliseringsstyrelsen om, hvilke grønne krav der kan stilles til det konkrete indkøb. Læs mere om muligheden for at deltage i afprøvningen på KL’s hjemmeside.
På baggrund af erfaringsopsamlingerne fra afprøvningen af kriterierne foretages der medio 2023 en vurdering af, i hvilken grad kravene skal gøres obligatoriske, samt om der bør iværksættes øvrige implementeringsunderstøttende initiativer. Som ordregiver er det derfor godt at gøre sig bekendt med anvendelsen af kriterierne allerede nu.
GPP-kriterierne og Den Ansvarlige Indkøber
GPP-kriterierne kan findes på Den Ansvarlige Indkøber, hvor der desuden er en række vejledninger til GPP-kriterierne samt yderligere værktøjer til grønne indkøb. I vejledningerne er GPP-kriterierne stillet op på en overskuelig måde, og vejledningerne kan derved føles lettere tilgængelige end EU-Kommissionens officielle kriteriedokumenter. Det er derfor hensigtsmæssigt at starte hér, når man overvejer at gøre brug af GPP-kriterierne i sit udbud.
Udbudsreglerne og GPP
Når GPP-kriterierne og andre grønne tiltag skal anvendes i udbudsprocedurer, skal det ske under overholdelse af udbudsreglerne. Udbudsreglerne har på mange områder en række procedurekrav, der skal følges, når offentlige indkøbere gennemfører udbud, og der kan være en opfattelse hos ordregivere af, at udbudsreglerne i et vist omfang spænder ben for de grønne løsninger. Der er dog rig mulighed for at inddrage grønne elementer i alle udbuddets faser inden for udbudslovens rammer, og dette ser vi nærmere på i de følgende afsnit.
Anvendelige teksteksempler
GPP-kriterierne indeholder teksteksempler, der kan anvendes til både egnethedskrav og udvælgelseskriterier, tildelingskriterier, tekniske specifikationer og kontraktvilkår. GPP-kriterierne for ”Datacentre, serverrum og cloudtjenester” vedrører desuden hele livscyklussen.
På Den Ansvarlige Indkøber er kriterierne delt ind i følgende overskrifter:
- Anlæg, renovering, udvidelse og konsolidering
- Indkøb og bortskaffelse af IT-udstyr
- Drift, konsolidering og virtualisering af servere
- Co-location og facility management
Ved anvendelsen af kriterierne skal man som ordregiver altid være opmærksom på at overholde de grundlæggende udbudsretlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, ligesom kriterierne skal være forbundet med kontraktens genstand. Mere om det nedenfor.
Overvej de grønne elementer tidligt i udbudsprocessen
Uanset på hvilket område eller på hvilken måde man ønsker at anvende grønne elementer, er det hensigtsmæssigt at overveje de grønne elementer så tidligt som muligt i udbudsprocessen. Man bør derfor altid starte med at fastlægge sine forretningsmæssige behov, herunder om der er bestemte grønne krav eller hensyn i en organisationspolitik, der skal følges; f.eks. målsætninger om CO2 neutralitet eller andet inden for en bestemt årrække.
Anvendelsen i de enkelte udbudsfaser
Nedenfor gennemgås de faser af et udbud, hvor der kan anvendes GPP-kriterier.
Egnethed og udvælgelse
Grønne elementer og GPP-kriterierne kan anvendes til at stille krav til egnethed og indgå som kriterier for udvælgelse i en prækvalifikation. Det er et krav efter udbudsloven, at disse skal hænge sammen med kontraktens genstand og værdi.
Ved både egnethed og udvælgelse er det muligt at inddrage grønne krav til virksomhedernes tekniske og faglige formåen, f.eks. angående virksomhedernes referencer.
For datacentre, serverrum og cloudtjenester indeholder GPP-kriterierne blandt andet forslag til udvælgelseskriterier angående optimering af brug af servere og kontrol af farlige stoffer, der kan bidrage positivt til henholdsvis datacentrene og servernes energiforbrug og miljøpåvirkning. Et eksempel på et egnetheds- eller udvælgelseskriterie fra GPP-kriterierne angående servere er:
”Tilbudsgiveren skal have relevante kompetencer og erfaring med optimering af brugen af en server. Hertil skal høre servervirtualiseringstjenester, værktøjer og software for udnyttelsesstyring og konsolidering af IT-aktiver i datacentre.”
Der må kun kræves dokumentation af teknisk og faglig formåen, som er reguleret i udbudslovens §§ 155, 157 og 158. Stilles der øvrige krav end GPP-kriterierne, skal ordregiver derfor sikre sig, at kravene holder sig inden for det angivne i de tre bestemmelser.
Et eksempel kunne være at stille krav til leverandørens miljøledelsessystemer eller gøre brug af f.eks. miljøledelsessystemer som dokumentation for ansøgers miljømæssige tekniske kapacitet. Fastsættelsen af den type af krav skal dog hænge sammen med kontraktens genstand og værdi, hvilket eksempelvis vil være tilfældet, hvis ordregiver selv har implementeret et miljøledelsessystem, hvor dette er relevant for udførelsen af kontrakten, eller der i øvrigt sagligt er stillet krav om et systematisk arbejde med miljøforhold i kontrakten.
Hvis kravene fastsættes som mindstekrav til egnethed, bør ordregiver forinden have foretaget en markedsdialog for sikring af markedskonformitet, tilstrækkelig grad af konkurrence.
Tekniske specifikationer
Det er ligeledes muligt at indarbejde tekniske specifikationer relateret til miljø eller klima, når disse er knyttet til kontraktgenstanden og ikke fører til uligebehandling af tilbudsgiverne. Det er f.eks. muligt at stille krav om opnåelse af specifikke miljøresultater i henhold til fastlagt lov eller gældende standarder eller at stille krav til brugen af særlige specificerede produktionsprocesser og materialer.
Et eksempel på et udvidet GPP-kriterie er:
”Datacentret skal forbindes til og levere [procentdel specificeres af den ordregivende myndighed] af datacentrets spildvarme udtrykt som energigenbrugsfaktoren (ERF) til lokale varmeforbrugere (Dette kan omfatte forbrugere på samme sted eller forbundet med datacentret via et fjernvarmenet).
ERF skal beregnes for hver facilitet i henhold til EN 50600-4-6:2020 eller tilsvarende.”
Ved fastsættelsen af tekniske specifikationer skal man i særlig grad være opmærksom på, om markedet kan leve op til det niveau, man fastlægger. Er man i tvivl, om markedet kan leve op til kravene, bør man afstå fra tekniske specifikationer, da man risikerer at skulle afvise samtlige tilbud som ukonditionsmæssige. I det tilfælde kan det være mere hensigtsmæssigt at inkorporerer de grønne elementer gennem tildelingskriterier.
Der skal dog foretages en afvejning i forhold til, hvor vigtigt det konkrete element er for ordregiver. Er det ufravigeligt for ordregiver, som følge af politiske – og eller forretningsmæssige behov eller andet, at indkøbet eller løsningen skal overholde bestemte krav, vil det være nødvendigt, at dette indgår som mindstekrav eller tekniske specifikationer i øvrigt.
Tildelingskriterier
Tildelingskriterier kan således anvendes, hvor ordregiver ikke selv er fastlåst på bestemte opfyldelsesmåder og gerne vil give plads til, at virksomhederne på markedet kan byde ind med egne forslag.
Tildelings-, under- og delkriterier, skal udformes, så de 1) er knyttede til kontraktens genstand, 2) ikke giver ordregiver et ubetinget frit valg, 3) overholder de grundlæggende principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet, samt 4) er egnede til at identificere tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Et eksempel på et evalueringskriterie fra GPP-kriterierne er:
”Der vil blive tildelt point baseret på det skønnede forbrug af køleenergi, der kræves til at drive det refererede data-centerdesigns klimaforhold for lokaliteten. Der vil blive tildelt point for det designtilbud, der har den største ydelse (fuldt antal specificerede point).”
Andre eksempel kunne være at stille krav om kildekodeteknikker, dataminimering og øvrige energiforhold i datacentre.
Bird & Bird har udbudt flere cloudtjenester, hvor bæredygtighed er anvendt som en integreret del af et af delkriterierne for udbudsforretningen. Afviklingen af udbuddene har været med til at sikre tilbudte løsninger, der er designet på en måde, som sikrer en effektiv driftsafvikling og en betydelig effektivisering af energieffekten, herunder et minimalt brug af data. Blandt tilbudte løsninger er blandt andet cloudtjenester, hvor der bruges energi fra vedvarende kilder til at drive serverne. Der genereres således f.eks. grøn energi fra 100 % kuldioxidfri og miljøvenlig vandkraft. Herudover er der eksempler på, at der anskaffes løbende hardware- og netværkskomponenter til centrene med udgangspunkt i interne målinger over minimalt strømforbrug.
Fastsættelsen af tildelingskriterier for bæredygtighed giver derfor ordregiver mulighed for at blive inspireret og få det mest optimale ud af markedets kunnen på området.
Kontraktvilkår
Kontraktvilkår kan derimod, på linje med tekniske specifikationer, anvendes, hvor bestemte hensyn eller krav skal opfyldes under kontraktens udførelse.
Kontraktvilkår kan være knyttet til de opgaver, der er nødvendige for produktion eller levering af de varer eller tjenesteydelser, som er omfattet af kontrakten, eller kan være knyttet til bortskaffelse af enkelte dele af kontraktens genstand, genbrug eller lignende.
Kontraktvilkår kan ligeledes være med til at dokumentere opfyldelsen af bestemte tekniske specifikationer i øvrigt.
Et eksempel på et kontraktvilkår fra GPP-kriterierne er:
”Kontrahenten skal tilvejebringe månedlige og årlige data for IT-udstyr, der befinder sig i datacentret.
Overvågning af energiforbruget skal være i overensstemmelse med kravene og anbefalingen i standard EN 50600-2-2.”
Endvidere kan kontraktvilkår anvendes til at bodsbelægge manglende overholdelse af enten de tekniske specifikationer eller leverandørens eget tilbud, som afleveret i henhold til tildelingskriterierne.
Typisk anvendes bodsbestemmelser, hvor ordregiveren kan lide et økonomisk tab som følge af leverandørens misligholdelse. I tilfælde af misligholdelse af grønne krav vil det dog ikke nødvendigvis medføre et økonomisk tab for ordregiveren, men det vil nærmere være klimaet, der lider skader. Ordregivere bør derfor overveje, hvordan bodsbestemmelserne fastsættes, således at klimaet bliver ”kompenseret”. Dette kan f.eks. ske gennem krav til køb af CO2-kvoter svarende til den manglende opfyldelse af kontraktkravene.
Bird & Bird har tidligere skrevet en artikel om dette emne, der kan læses her.
Bird & Birds anbefalinger
Udover konkrete og håndgribelige krav til den løsning, der skal indkøbes, vil det desuden ofte være nødvendigt eller fordelagtigt at overveje, hvordan markedets udvikling af grønne initiativer vil kunne inddrages undervejs i kontraktens løbetid. Særligt, hvor det drejer sig om længerevarende kontrakter, hvor en ufleksibel kontrakt kan ende med, at ordregiver bliver bundet af forældet teknologi.
GPP-kriterierne har ikke sit fokus på løbende udvikling af miljøkrav, og det er derfor væsentligt, at ordregiver selv gør sig overvejelser om, hvordan optimeringer undervejs i kontrakten skal håndteres.
Bird & Bird har nedenfor samlet en række anbefalinger til, hvordan man som ordregiver kan fremtidssikre de grønne løsninger i sine udbud.
Før kontraktunderskrift
En af mulighederne for at fremtidssikre sine kontrakter er at indskrive en ret til at erstatte produkter eller løsninger i kontrakten med mere grønne produkter eller løsninger til den samme pris. Dette vil dog kræve, at de nye produkter har samme kvalitet som de oprindelige produkter.
For at forøge leverandørens incitament til at foretage grønne udskiftninger, kan der i øvrigt i kontrakter inkluderes et bonuselement, hvor leverandøren kan modtage et beløb, hvis leverandøren af egen drift foreslår og inkorporer nye produkter, der bidrager til den grønne omstilling. Det er også muligt at udarbejde andre former for bonusordninger, f.eks. hvor leverandøren kan dokumentere at have reduceret klimaaftrykket gennem reduktion af CO2 eller lignende. Modsat kan der også indføres en bod for manglende overholdelse af grønne krav i kontrakten. Som refereret ovenfor kan en bodsbestemmelse f.eks. suppleres af en bestemmelse om, at pengene fra boden bruges på grønne tiltag.
Udviklingen i kontrakten kan tillige fremmes ved brug af optioner for grønne løsninger. For at kunne udnytte en sådan option, vil det dog kræve, at det er muligt ved kontraktudarbejdelsen at definere relativt præcist, hvad man ønsker at indkøbe på optionen, hvilket kan være vanskeligt, da løsningerne muligvis ikke er opfundet endnu. Som oftest vil det dog være muligt at lade optionerne følge udviklingen, hvor markedet har foruddiskonteret produktionen af f.eks. nyere el-biler eller C02-neutrale produkter.
Desuden vil der kunne indskrives en ret til at erstatte tilbudte produkter med egne leverancer, eventuelt som delydelser eller særskilte udbud, hvor man senere i kontraktperioden bliver bekendt med nye grønne produkter, der ikke kan købes inden for rammerne af kontrakten.
Efter kontraktunderskrift
Står man midt i en kontraktperiode, hvor der ikke på forhånd er indtænkt håndtag i kontrakten til at sikre den grønne udvikling, er der alligevel nogle redskaber, man som ordregiver kan benytte sig af.
Har man f.eks. ikke nogen relevante ændringsklausuler i kontrakten, kan man foretage en vurdering af, hvorvidt ændringsbestemmelserne i udbudsreglerne kan anvendes til at få grønne produkter ind i sin kontrakt. Ændringer, der maksimalt medfører en ændring i værdien af kontrakten på 10/15 % og ikke overstiger den relevante tærskelværdier, kan således gennemføres i henhold til udbudslovens § 180. Dette kan være relevant i det tilfælde, hvor man ønsker at udskifte produkter til mere grønne alternativer, enten til samme pris eller mod en mindre stigning i prisen.
Derudover er det relevant at sikre, at man har gode processer og arbejdsgange til at udføre effektiv kontraktstyring. Dette kan i nogle tilfælde udgøre en større opgave, da der ofte skal ske ændringer på et større organisatorisk plan. Ikke desto mindre vil dette arbejde være givet godt ud, da det sikrer, at der blive fulgt op på de grønne bestemmelser, man har indskrevet i kontrakten.
Bird & Birds danske og internationale udbudsteam har omfattende erfaring med anvendelse af GPP-kriterierne og udarbejdelsen af grønne udbud. Hvis I står overfor at skulle gennemføre et udbud, og har brug for sparring på inddragelsen af grønne elementer, står vores udbudsteam klar.
