Roser øget brug af dynamiske udbudsportaler
Konsulentvirksomheden Epico har stor ros til den offentlige sektors stigende anvendelse af dynamiske indkøbsportaler
Siden slutningen af 2020 har offentlige institutioner såsom DTU, Copenhagen Business School, Københavns Kommune og senest SKAT som et alternativ til store offentlige udbud brugt dynamiske udbudsportaler som deres foretrukne metode, når de skulle source it-konsulenter.
Den praksis møder nu stor ros fra Epico, som med mere end 440 konsulenter på kontrakt ude hos kunderne er et at Danmarks største it-konsulenthuse.
Portalerne giver nemlig ifølge Epicos Bid Manager, Karin van Deurs, en masse fordele for både institutioner og leverandører: – Typisk er det meget hurtigere og smidigere at etablere udbud på en dynamisk indkøbsportal. Man får flere leverandører ind, der kan byde på opgaven, hvilket giver lavere timesatser og større sikkerhed for at få fat på konsulenter, der matcher de konkrete opgaver. Og faktisk øger man også sandsynligheden for at få it-konsulenter, som kan hjælpe med de nyeste teknologier, så det offentlige kan være på forkant, siger Karin van Deurs.
Offentlige institutioner har generelt behov for mange freelance-konsulenter, fordi de kan have svært ved at matche den løn, it-folk kan få i det private.
Sådan virker dynamiske indkøbsportaler. Udbud på dynamiske indkøbsportaler foregår ved, at den offentlige institution fremsender et miniudbud på udbudsportalen til alle de leverandører, der er optaget på portalen. Herefter vælges den eller de leverandører med den samlet set bedste pris og kvalitet.
– Eftersom mange leverandører kan få direkte adgang til at byde på en opgave og ikke behøver alliere sig med en større virksomhed for at få adgang til et offentlige udbud, er det nemmere at byde ind med de helt rette freelance konsulenter til den konkrete opgave og endda til en skarpere timepris, siger Karin van Deurs.
Både udbyder og leverandør undgår at skulle igennem en meget stor udbudsproces og slipper for at forsøge at besvare udbud, som i større eller mindre grad ikke afspejler freelancemarkedet.
Det er muligt at søge om løbende optagelse i mange af de dynamiske indkøbsportaler. Derfor kan virksomheder vente med at søge indtil de opfylder optagelseskriterierne, som Karin van Deurs opfatter som yderst rimelige. Lykkes det ikke første gang, kan man søge om optagelse igen på et senere tidspunkt.
Rapport: Sparer meget tid. Ifølge en rapport skrevet af NP Advokater, som kan hentes på Foreningen af Offentlige Indkøberes hjemmeside, er der en markant tidsmæssig besparelse ved dynamiske indkøbssystemer. En offentlig myndighed bruger normalt 1.000 – 1.200 timer på et offentligt udbud, som kræver genudbud hvert fjerde år.
Med et dynamisk indkøbssystem tager et udbud blot 30-40 arbejdstimer og kræver ikke genudbud. Og hvis der foretages genudbud pga. tilpasninger af fx kriterier, kategorier eller lignende, vil det tage endnu kortere tid.
Rapporten nævner andre fordele såsom, at det dynamiske indkøbssystem er forberedt til at kunne integreres til ordregiverens øvrige systemer såsom e-handelssystemer og økonomisystemer, understøtter elektroniske kataloger, kan anvendes til tilbudsindhentning og til at drive elektroniske rammeaftaler, kan generere ledelsesinformation og benchmarks samt i nogle tilfælde være med til at sikre bedre compliance.
Rapporten fra NP Advokater kan downloades her.
