Dynamiske indkøbssystemer i søgelyset!

Dynamiske indkøbssystemer i søgelyset!
– Nu er det på tide at komme rigtigt i gang med anvendelsen.

Af advokat og partner, Anja Piening og Erhvervsjuridisk Rådgiver, Peter Hilliger Petersen

Påstand. Anvendelse af dynamiske indkøbssystemer kan i mange situationer være et værktøj, der både sparer mange udbudsressourcer, skaber bedre og mere effektiv konkurrence, giver smidigere og mere markedskonforme indkøb, og som samtidig understøtter SMV’ers adgang til de offentlige kontrakter og innovation hos både små og store specialistvirksomheder.

Påstanden står vi hos NP advokater 100 % på mål for, og vi har i snart mange år haft fokus på anvendelsen af dynamiske indkøbssystemer som effektiv og smidig indkøbsmetode og et ofte super godt alternativ (eller supplement) til de klassiske rammeaftaler. Vi har advokeret for hyppigere brug i adskillige sammenhænge og har da også bidraget til at komme i gang med anvendelsen af dynamiske indkøbssystemer hos efterhånden en del offentlige ordregivere.

Til trods for det oplever vi fortsat en relativt stor tilbageholdenhed fra ordregiversiden med at kaste sig ud i anvendelse af denne indkøbsmetode. Efter vores opfattelse skyldes denne tilbageholdenhed primært følgende faktorer:

1. Usikkerhed omkring hvordan dynamiske indkøbssystemer skal anvendes
2. Forbehold over for tanken om at skulle gennemføre miniudbud og potentielt skifte leverandør relativt ofte.
3. Frygt for at modtage uoverskueligt mange tilbud ved gennemførelsen af de enkelte miniudbud
4. Manglede evne til at skelne mellem dynamiske indkøbssystemer og rammeaftaler
5. Manglende kendskab til muligheden for anvendelse af periodekøbsaftaler.

At være i stand til at skelne mellem rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer, og ikke mindst tilgangen til udarbejdelse af udbudsmateriale i de to indkøbsmetoder, er helt afgørende for at anvende dynamiske indkøbssystemer med succes. Kunsten er at tænke enkelt, huske forretningen og have styr på, hvilket marked man ønsker at henvende sig til

Strategisk fokus fra EU-Kommissionen. Nu er der imidlertid kommet fokus på anvendelsen – og vejledning i samme – fra Europa-Kommisionens side. Ekspertgruppen EXEP, der er er en rådgivende enhed oprettet af Europa-Kommissionen med henblik på at yde rådgivning og stille ekspertise til rådighed for Europa-Kommissionens tjenestegrene, har udarbejdet en 50 siders publikation med det formål at beskrive den retlige ramme og give nogle praktiske oplysninger om, hvordan et dynamisk indkøbssystem kan oprettes og anvendes^[1].

Publikationen er baseret på medlemsstaternes erfaringer med brugen af dynamiske indkøbssystemer og opstiller retningslinjer og behandler nogle af de spørgsmål, der kan opstå ved brugen af dynamiske indkøbssystemer.

Publikationen er lavet på baggrund af, at Kommissionen i 2017 offentliggjorde en meddelelse med titlen: ”Udbud, der virker – i og for Europa.” Deri udpegede Kommissionen seks strategiske prioriteter og de områder inden for offentlige udbud, som, hvis de blev forbedret, ville hjælpe med at omdanne offentlige udbud til et virkningsfuldt redskab. En af disse prioriteter var fremme af den digitale omstilling af offentlige udbud.

Det er imidlertid vurderingen, at dynamiske indkøbssystemer som indkøbsmetode støtter alle seks strategiske prioriteter.

De seks strategiske prioriteter er:

1. Sikring af mere udstrakt anvendelse af strategiske offentlige udbud
2. Professionalisering af offentlige købere
3. Forbedret adgang til udbudsmarkeder
4. Øget gennemsigtighed og integritet samt bedre data
5. Fremme af den digitale omstilling af udbud og
6. Samarbejde om fælles udbud.

Dynamiske indkøbssystemer kontra rammeaftaler. Anvendelsen af dynamiske indkøbssystemer har siden 2004 været et tilgængeligt elektronisk værktøj under udbudsdirektiverne. I direktiverne^[2] fra 2014 blev reglerne tilpasset for at lette anvendelsen af dynamiske indkøbssystemer og gøre de ordregivende myndigheder i stand til fuldt ud at udnytte de muligheder, som denne indkøbsmetode giver. Brugen af dynamiske indkøbssystemer har siden været langsomt stigende. Alligevel viser publikationen entydigt, at indkøbsmetoden fortsat anvendes i et meget begrænset omfang. I Danmark blev der i 2020 kun udbudt 49 dynamiske indkøbssystemer, mens der i hele EU blev udbudt 893 systemer. Til sammenligning blev der i EU i 2020 udbudt 45.051 rammeaftaler.

Hvorfor anvende dynamisk indkøb? Ifølge EXEP egner proceduren sig til at håndtere nye økonomiske aktører, nye produkter og svingende priser, og den kan også anvendes til at hjælpe lande igennem økonomiske krisetider.

Videre anføres det, at anvendelsen af dynamiske indkøbssystemer vil bidrage til alle seks strategiske prioriteter og vil have en direkte positiv virkning på mindst tre af dem.

Dynamiske indkøbssystemer vil for det første øge konkurrencen, idet der er tale om et åbent system, som forbedrer adgangen til udbud, og SMV’er vil få lettere ved at deltage i udbudsprocedurer. Desuden vil dynamiske indkøbssystemer, som en fuldt ud elektronisk proces, hjælpe med den digitale omstilling af offentlige udbud både for de ordregivende myndigheder og de økonomiske aktører. Standardiserede dokumenter og procedurer vil afkorte den tid, der bruges på indkøb af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder. Dynamiske indkøbssystemer vil også være et strategisk redskab for de ordregivende myndigheder, som kan anvendes til at minimere den tid, det tager at købe standardiserede varer. Interoperabilitet mellem udbudssystemerne er en forudsætning for at tage højde for strategiske spørgsmål, såsom forbedring af de grænseoverskridende markeder og adgangen for SMV’er.

I dag bruger mange ordregivende myndigheder rammeaftaler som et effektivt redskab til at købe varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder. Rammeaftaler betyder dog, at det pågældende marked vil være lukket for alle de leverandører, der ikke er en del af den pågældende rammeaftale.

Brugen af dynamiske indkøbssystemer er en måde at overvinde denne hindring på, da nye leverandører løbende kan tilslutte sig. Denne indkøbsmetode gør det muligt for de ordregivende myndigheder at råde over et særligt bredt udvalg af leverandører og dermed tilbud og således sikre optimal udnyttelse af de offentlige midler på grundlag af omfattende konkurrence, når der er tale om almindelige anvendte eller standardiserede varer, bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser, som er generelt tilgængelige på markedet. For at øge SMV’ernes muligheder for at deltage i et stort dynamisk indkøbssystem, kan det inddeles i forskellige kategorier af produkter, bygge- og anlægsarbejder eller tjenesteydelser.

Forbehold i anvendelsen af dynamisk indkøb. Ifølge publikationen, er der primært tre årsager til, at anvendelsen af dynamiske indkøbssystemer ikke er mere udbredt:

1. Ordregiverne mangler erfaring med udbudsredskabet, fordi det er temmelig nyt.
2. Ordregiver har svært ved at fastsætte det rette niveau for kvalifikationskriterierne. Hvis de ikke er særlig præcis specificeret, eller hvis de er for strenge, motiverer dette ikke tilbudsgiverne til at ansøge via et dynamisk indkøbssystem.
3. Leverandørerne er ofte uerfarne med at anvende dynamiske indkøbssystemer, hvilket stiller større krav til de offentlige ordregivere.

Dynamiske indkøbssystemer giver i den forbindelse anledning til en lang række spørgsmål hos brugerne af dynamiske indkøbssystemer. Som eksempler herpå kan følgende nævnes:

• Hvordan beregnes den anslåede værdi, og hvad hvis der er flere delkontrakter?
• Kan en ordregivende myndighed tilslutte sig et eksisterende dynamisk indkøbssystem?
• Kan en ordregivende myndighed forlade et dynamisk indkøbssystem?
• Hvilke frister gælder der for dynamiske indkøbssystemer?
• Hvornår skal og kan ansøgninger behandles?
• Hvordan skal oplysninger i ESPD’er håndteres?
• Skal eksisterende økonomiske aktører underrettes om nyligt optaget økonomiske aktører?
• Skal der udarbejdes bekendtgørelse om tildeling af kontrakt?
• Hvad er reglerne for standstill-perioder?

Fremtiden. Det er i vores optik fantastisk, at der fra EU’s side endelig kommer et større fokus på brugen af dynamiske indkøbssystemer, og at der generelt bliver udtrykt ønske om øget brug af denne indkøbsmetode i medlemslandene.

Dynamiske indkøbssystemer er et særdeles anvendeligt stykke værktøj i udbuds-værktøjskassen, og det er værd at ofre lidt opmærksomhed på, om det i forbindelse med planlægningen af den kommende udbudsplan kan være fordel i at inddrage brugen af dynamiske indkøbssystemer i langt højere grad end tidligere. Enten som alternativ eller supplement til de klassiske rammeaftaler.

At anvendelsen af dynamiske indkøbssystemer fortsat er meget begrænset viser med al ønskelig tydelighed, at det fulde potentiale ved denne indkøbsmetode langt fra er udnyttet.

Den udvikling vil vi hos NP advokater utrolig gerne være med til at vende. I den forbindelse bidrager vi gerne med sparring og hjælp, hvis du som ordregiver eller tilbudsgiver har udfordringer med dynamiske indkøbssystemer eller bare har behov for at forstå, hvad det egentlig drejer sig om, og hvad det kan anvendes til.

Vores rådgivning kan indeholde alt fra korte drøftelser over afholdelse af kurser, oplæg og workshops til fuldkommen bistand med gennemførelse af udbud og oprettelse af et dynamisk indkøbssystem eller bistand til afgivelse af hhv. ansøgning og tilbud i et dynamisk indkøbssystem.

Hvis du vil drøfte jeres muligheder for at anvende dynamiske indkøbssystemer, er du velkommen til at kontakte os for en uforpligtende samtale.

[1] Du kan læse den fulde publikation her: https://op.europa.eu/o/opportal-service/download-handler?identifier=9b5394f7-3219-11ec-bd8e-01aa75ed71a1&format=pdf&language=da&productionSystem=cellar&part=

 

[2] 2014/24/EU og 2014/25/EU

Af  Erhvervsjuridisk Rådgiver, Peter Hilliger Petersen og advokat og partner, Anja Piening , NP ADVOKATER ApS