Betydelig plads til forbedring i offentligt indkøb
Der er betydelig plads til forbedring i offentligt indkøb – tankevækkende Norsk redegørelse om udfordringer og tendenser i offentlige indkøb. Sammenlignet med de andre ekspertiseområder scorer styring og ledelse lavest. Ledelse af offentlige indkøb handler her om at organisere indkøbsfunktionen hensigtsmæssigt, gennemføre analyser, måle og styre udvikling og lede forandrings- og udviklingsarbejdet. Dette er yderst foruroligende. En indkøbsfunktion med en lav grad af ledelse vil i visse tilfælde udgøre en stor risiko. En risiko, der kan være dyr, lyder en konstatering.
Af Jacob M Landsvik, specialrådgiver, Ressurser på avveie AS
Den norske styrelse for offentlig og økonomisk forvaltning, DFØ, ønsker med god grund at kortlægge status, udfordringer og tendenser i offentlige indkøb. Årets indkøbsredegørelse: ”Anskaffelsesundersøgelse af offentlige indkøb” er nu blevet offentliggjort og behørigt kommenteret i forskellige fora. Tidligere indkøbschef i Oslo Kommune Jacob M Landsvik, nu Rådgiver i eget firma, kommenterer her redegørelsen:
DFØ forsøger, på baggrund af sine undersøgelser og årsredegørelsen at følge op med forskellige tiltag, der fremadrettet skal matche morgendagens behov, ved at øge de offentlige ordregiveres evne til at implementere, bidrage til digital udvikling og ikke mindst styrke ordregivende myndigheders ekspertise inden for innovative indkøb.
Utilstrækkelig forvaltning. Årets undersøgelse viser, at der er sket en positiv udvikling på flere områder. Der er ganske vist status quo i andelen af virksomheder, der har en indkøbsstrategi, men flere bruger digitale værktøjer og løsninger. Der er også flere og flere mennesker, der tænker på miljømæssig og social ansvarlighed i deres indkøb.
Undersøgelsen viser også, at der er stor variation mellem virksomhederne med hensyn til, hvordan de tilrettelægger, planlægger og gennemfører deres indkøb. Der er derfor et betydeligt potentiale for forbedringer. Dette er især tydeligt, når undersøgelsen konkluderer, at der generelt er en lav score på hvad der betegnes ”opfattet tilstrækkelig kompetence inden for styring og ledelse”.
Sammenlignet med de andre ekspertiseområder scorer styring og ledelse lavest. Ledelse og ledelse af offentlige indkøb handler her om at organisere indkøbsfunktionen hensigtsmæssigt, gennemføre analyser, måle og styre udvikling og lede forandrings- og udviklingsarbejdet.
Dette er yderst foruroligende. En indkøbsfunktion med en lav grad af ledelse vil i visse tilfælde udgøre en stor risiko. En risiko, der kan være dyr.
En gennemtænkt og hensigtsmæssig organisation fører til øget bæredygtighed Den norske styrelse for offentlig og økonomisk forvaltning, DFØ anfører på egen hjemmeside, Anskaffelser.no, at målet med en indkøbsfunktion er at nå det strategiske niveau.
DFØ driver netværk og samlinger inden for strategisk indkøbsstyring, men det kan virke som om, at budskabet om best practice på området ikke har fået tilstrækkelig gennemslagskraft og forankring. De kan noteres, at fleste indkøbsfunktioner er driftsorienterede.
Halvdelen af respondenterne giver udtryk for, at de har styr på udbudsprocessen, og 70 % mener, at de har tilstrækkelig ekspertise på reguleringsområdet. Så længe ledelse og ledelse i form af organisering, analyse, måling og styring af udvikling og ledelse af forandrings- og udviklingsarbejdet er akilleshælen, kan en liden tue – i en given situation, vælte et stort læs.
I så fald vil det ikke være særlig bæredygtigt for de offentlige myndigheder, som dette er tilfældet for. Hvis indkøbsfunktionen er tilfældigt organiseret, er risikoen for, at den også bliver skrøbelig og lurvet og præget af ad hoc-løsninger, meget stor. En sådan indkøbsfunktion vil heller ikke bidrage meget til hverken værdiskabelsen generelt eller til den grønne omstilling i særdeleshed.
De ordregivende myndigheder, der ikke prioriterer forvaltningen og forvaltningen af offentlige indkøb, vil aldrig komme ud over det stadium, der er kendetegnet ved en tilfældig organisation, ad hoc-løsninger og løbende fejlkorrektion af små og store fejl i gennemførelsesfasen. Dette repræsenterer den første af i alt tre faser i udviklingen af indkøbsfunktionen.
DFØ kalder niveauet regelorienteret niveau. På det regelorienterede niveau kan indkøb gennemføres uden alvorlige fejl og mangler med hensyn til overholdelse af love og regler, men vil ikke opnå meget, som indkøbsfunktionen skaber værdi.
For at skabe værdi i offentlige indkøb er et strategisk perspektiv i form af strategisk indkøbsstyring en grundlæggende forudsætning. Det strategiske niveau opnås primært gennem en velforberedt og hensigtsmæssig organisering af indkøbsfunktionen, hvor autorisationer, roller, ansvar, rutiner og processer forberedes og indarbejdes og ikke mindst forankres i virksomhedens ledelse.
Organisation kommer fra det græske ord organon, hvilket betyder værktøj. I denne henseende er organiseringen af indkøbsfunktionen et undervurderet værktøj og instrument. Organiseringen af indkøbsfunktionen har stor betydning for indkøbsfunktionens evne til at implementere, dvs. dens evne til at levere værdi til organisationen, gennem effektive og velfungerende indkøbsprocesser.
Der er forskellige måder at organisere din indkøbsfunktion på. Det kan organiseres centraliseret, decentralt, hybrid eller matrix, modeller, der har deres fordele og ulemper, og som påvirker indkøbsfunktionens rolle, ansvar, kompetence, samarbejde, innovation og ikke mindst performance.
En hensigtsmæssig organisationsmodel vil også have betydning for virksomhedens evne til at rekruttere og fastholde de dygtigste medarbejdere. Derfor er det vigtigt at vælge en organisationsmodel, der passer bedst til organisationens særpræg, risiko, kultur, størrelse, geografi og strategi.
En stor andel af virksomheder uden mål og retning Sammenlignet med 2022 viser dette års undersøgelse, at der er status quo på det indkøbsstrategiske område. Der er 40% af respondenterne i undersøgelsen, der ikke har en indkøbsstrategi. En strategi bør pr. definition give målopfyldelse. Der er således en stor del af de ordregivende myndigheder, som hverken har målet eller retningen for deres egen indkøbsfunktion. Det vil betyde, at ressourcer går eller vil gå tabt for en række virksomheder, og at udbudslovens formål med effektiv udnyttelse af samfundets ressourcer aldrig bliver til virkelighed.
Der er også grund til at tro, at de samme styrelser har ringe overblik over egne indkøb og vil mangle både data til relevante analyser og dermed indsigt, der kan bidrage til forbedringer. For ikke at nævne, at de samme virksomhedsledere i høj grad risikerer at udsætte deres egen virksomhed for svig og i ekstreme tilfælde korruption.
Morgendagen vil kræve en større grad af strategisk indkøbsstyring I de senere år har mange talt om indkøbsstyring og strategisk indkøbsstyring, som om begreberne omfatter det samme. Det gør de ikke. Indkøbsstyring er på et operationelt niveau, der letter det daglige arbejde i en offentlig indkøbsfunktion.
Strategisk indkøbsstyring betyder, at virksomhedens strategi og indkøbsstrategi er integreret, og hvor virksomhedens overordnede strategi bidrager til målopfyldelse på indkøbsområdet, og hvor virksomhedernes indkøbsstrategi understøtter den samme forretningsstrategi i forhold til målopfyldelse.
Strategien vil fremhæve mål og tiltag, der skal sikre, at forretningen kan drive den nødvendige udvikling baseret på løbende forbedringer baseret på risikoanalyser.
Det strategiske niveau er det højeste af i alt tre niveauer, som DFØ bruger til at måle indkøbsfunktionens udviklingspotentiale og modenhed.
Strategien vil fremhæve mål og tiltag, der skal sikre, at forretningen kan drive den nødvendige udvikling baseret på løbende forbedringer. Figuren viser sammenhængen mellem strategisk indkøbsstyring og operationel indkøbsstyring samt de forskellige strategidokumenter, der er gensidigt afhængige af hinanden.
Strategisk indkøbsstyring handler om at udarbejde en langsigtet plan, et bevidst handlingsmønster eller en procedure for at nå et eller flere langsigtede mål, så brugen af samfundets ressourcer i stigende grad udnyttes effektivt gennem en mere præcis behovsafdækning, og hvor krav og kriterier sikrer, at leverandøren leverer sit bedste tilbud i en konkret indkøbsproces.
Strategisk niveau sikrer best practice Det strategiske niveau sikrer bedste praksis inden for offentlige indkøb, der vil fremme effektiv anvendelse af samfundets ressourcer, præcisere den ordregivende myndigheds ansvar for at fremme innovation, reducere klimaaftrykket, beskytte menneskerettighederne og sikre etisk adfærd gennem en høj grad af integritet og ansvar i indkøbsprocessen.
Best practice vil give betydelig værdiskabelse til kunder, leverandører og samfundet generelt, hvis vi lykkes som kunder, indkøbsrådgivere og leverandører.
For at lykkes skal flere virksomheder bevæge sig væk fra det regelbaserede niveau, som er niveau et, og beskæftige sig med governance og ledelse i form af at stille data til rådighed, foretage analyser, måle og styre udvikling gennem blandt andet innovative indkøb samt lede forbedrings- og udviklingsarbejde. Når alt kommer til alt, handler det om at styre og lede indkøb til en værdi af mere end 740 mia. NOK hvert år. Til orientering er det nationale budget på ca. 1800 mia. NOK.
