Tager livtag med papirtyranni
Horsens Kommune har taget livtag med papirtyranniet og vil digitalisere 100 manuelle processer inden for alle direktørområder inden udgangen af 2017 med platformen DitmerFlex. De danske kommuner har tusindvis af arbejdsgange baseret på papirblanketter, der skal udfyldes, behandles og genindtastes, og det koster meget i tid og penge. I Horsens Kommune har it- og digitaliseringschef Lars Faurholt sammen med sine kolleger i godt et år været i fuld gang med at få ryddet op i de mange manuelle processer, og resultaterne er gode.
– Vi har indtil videre digitaliseret 40 processer, og 10 processer er under udvikling lige nu. Alle direktørområder i kommunen er med, og målet er, at vi i 2017 har 100 processer i drift. Der er et stort potentiale for at digitalisere de mange manuelle processer, der ligger uden for de store fagsystemer, fordi det kan gøres uden store systemmæssige anskaffelser, siger Lars Faurholt.
Mange af de manuelle processer tager ikke lang tid for medarbejderne på årsbasis, men investeringen i at digitalisere dem er endnu mindre. Dermed er det en god business case for kommunen, når mange processer digitaliseres. – For eksempel har vi digitaliseret processen omkring leje af boder til kommunens årlige middelalderfestival, som tidligere tog en medarbejder fem arbejdsdage hvert år. Udgiften til at etablere den digitale proces er mindre end medarbejderens løn i fem dage, og derfor en god forretning, siger Lars Faurholt.
Andre eksempel på digitaliserede processer i kommunen er evaluering af familiebehandling, ansøgning om undervisningstilskud til aftenskoler og køresedler for familieplejere. Digitaliseringschefen nævner også de mange decentrale blanketbaserede arbejdsgange på eksempelvis skoler som et oplagt indsatsområde.
Digitaliseringen af processerne i Horsens sker med digitaliseringsplatformen DitmerFlex, der benyttes af en række danske kommuner, og som kan integrere til alle de kommunale fagsystemer. – Man kan sagtens bryde rammerne for fagsystemerne ved at tage andre værktøjer i brug, når man skal digitalisere. Digitalisering skal ikke være op til fagsystemleverandørerne, og Ditmerflex er meget operationelt, hvilket giver os en stor viden om potentialerne. Dertil kommer, at det er en god måde at åbne medarbejdernes øjne for digitalisering på, siger Lars Faurholt.
Digitaliseringen af de manuelle processer i Horsens kommer i forlængelse af en ny governance-organisation, som kommunen har indført for nylig. – Vi har indført et nyt paradigme, hvor hvert direktørområde har sin egen digitale forretningsstrategi, som skal understøtte monopolbruddet. Det nye paradigme erstatter vores fælles digitaliseringsstrategi, og paradigmet betyder, at man ude i direktørområderne er meget interesserede i at digitalisere de mange blanketbaserede arbejdsgange med DitmerFlex, siger Lars Faurholt.
