Slut med store offentlige IT-udbud

Tiden er løbet fra de store offentlige it-projekter – lad os finde en bedre tilgang

Af Ejvind Jørgensen, formand for Dansk it’s udvalg for it i den offentlige sektor

I en artikel i Mandag Morgen slog lektor Ursula Plesner fra CBS for nylig til lyd for, at danske lederne skal have større mod til at standse løbske it-projekter i stedet for at kaste flere penge efter dem. Her refererer hun naturligvis til den række af offentlige projekter, som over de seneste 5-10 år er kørt af sporet med voldsomme budget- og tidsoverskridelser til følge.

Forunderligt nok så finder vi – befolkningen – os i det, selvom det er milliarder af skattekroner, der fosser ud af statskassen. Men under det mærker jeg voksende frustration og mistillid til, at den offentlige sektor magter opgaverne.

Det skal sikres, at der er digital forståelse og indsigt hos alle ledere, og at de agerer på det – fra top til bund

I sommeren 2023 måtte en styrelse for eksempel trække stikket på en aftale til 350 millioner kroner, fordi projektet på blot fire måneder var ved at løbe løbsk. Og det endda selvom der var brugt flere år på at forberede opgaven.

Nu skal det ikke lyde som en ren jammertale, for FN har for tredje gang i træk udpeget Danmark som det land i verden, er klarer sig bedst inden for offentlig digitalisering. Og for nylig har OECD givet os andenpladsen på verdensranglisten i samme disciplin.

Men – for der ér et men: Flotte placeringer på internationale ranglister er ikke nok i sig selv. Som samfund bruger vi – med rette – store ressourcer på digitalisering. Danmark ER i dag digital. Det nyder vi allerede store fordele af, og med den fremtid vi ser ind i, vil digitalisering uden tvivl være en større del af løsningen end problemet.

Derfor er det helt afgørende, at vores evne til at digitalisere i den offentlige sektor løftes markant. Vi har brug for kloge penge – ikke mange penge. Vi spilder i dag alt for mange penge på digitaliseringsprojekter, som ikke er tilstrækkeligt gennemtænkte, dårligt forankrede, og hvor ledelsen er for langt væk fra, hvad der sker. Vores tilgang til digitalisering er uhensigtsmæssig på flere niveauer.

Erkendelse: Når offentlige it-projekter kommer over en vis størrelse – fx trecifrede millionbeløb – så er de per definition ude af kontrol

Som Ursula Plesner understregede i Mandag Morgen, er det naturligvis klogt at standse projekter, der er kommet på afveje og havnet i kviksand. Men hvad med at vi også tager fat på at løse de underliggende problemstillinger, der er stærkt medvirkende til, at projekterne fejler?

Professor Bent Flyvbjerg har gennem sin forskning vist, at man aldrig med sikkerhed kan forudsige, hvordan et digitaliseringsprojekt vil udvikle sig. Dette stemmer godt overens med min personlige erfaring gennem over 25 år.

Så lad os dog tage konsekvensen. Lad os én gang for alle gøre op med syndromet “Big IT”. Lad os erkende, at når offentlige it-projekter kommer over en vis størrelse – fx trecifrede millionbeløb – så er de per definition ude af kontrol.

Hvad skal vi gøre ved det? Jo, vi kunne jo starte med at beslutte, at det vil vi ikke acceptere. Og dernæst kunne vi beslutte at bryde de gigantiske projekter ned i mindre og mere håndterlige etaper, hvor der er bedre plads til læring undervejs.

Eller sagt på en anden måde: Vi skal holde op med at tro, vi kan overskue og forudsige hele problemkomplekset, før vi overhovedet går i gang med at løse det. Og derfor skal vi også holde op med at indgå store kontrakter med leverandører, som vi tror kan favne alt.

Sandheden er, at de leverandører, som indgår kontrakter om Big IT-projekter, heller ikke har det fulde overblik. Bent Flyvbjerg har ret: Ingen har det. Men leverandørernes evne til navigere i den usikkerhed er som regel bedre end den offentlige sektors. Derfor formår de at udskrive ekstraregninger og dække sig ind rent juridisk, mens de offentlige myndigheder må kvie sig ved at trække stikket, når millionerne er begyndt at skifte hænder.

Et oplagt alternativ er at udvikle store, digitale løsninger i etaper, som hver især skaber forretningsværdi og bidrager til opbygning af viden, som gør det langt nemmere at finde de sikre veje fremad. På den måde vil projekterne nære deres eget liv og berettigelse til at køre videre. I stedet for altid at bære på risikoen for at udvikle sig til årelange ørkenvandringer i forkerte retninger.

Ved at skifte til mere etape-inddelte udviklingsprocesser kan vi også bedre disciplinere vores politikere og embedsmænd i at prioritere mere forretningsmæssigt i vurderingen af formål og tilhørende bevillinger. Det vil blive lettere at holde fokus på det ønskede resultat – på hvordan hvert projekt skal komme vores borgere, virksomheder og samfund til gode.

Tilsvarende ville leverandørerne også blive stærkere motiveret til at levere som aftalt og overholde deres løfter – hvad enten de er bøjet i neon i kontrakter eller beskrevet i henhold til projekternes formål. Det gør snoren kortere – leverer man ikke som lovet i én etape, bliver man næppe valgt til den næste.

Kan det lade sig gøre? Ja, det kan det. Bliver det lidt mere bøvlet og udfordrende? Ja, sandsynligvis. I al fald i starten.

Kræver det et større engagement fra ledelse højere oppe i systemet? Helt sikkert.

Et skifte til mere etape-inddelte udviklingsprocesser kan bedre disciplinere vores politikere og embedsmænd i at prioritere mere forretningsmæssigt i vurderingen af formål og tilhørende bevillinger

Men hvad er alternativet? Hvilke slags ledere er det så, der kan styre os i den retning? I bogen “Ledelse på tærsklen til et digitalt samfund” udgivet af Dansk IT i december 2023 udpeger vi seks ledelseskompetencer, som bliver kendetegnende for fremtidens succesfulde digitale ledere:

• Mission
  Klar forståelse af organisationens nuværende og fremtidige mission.
• Software
  Stor indsigt i egne løsninger og solid forståelse af hvordan ny teknologi kan påvirke forretning og organisation.
• Tilgang
  God evne til at vælge tilgange der effektivt udnytter teknologi til at fuldføre organisationens mission. Villighed til at udfordre og reformulere de måder, som it-projekter bliver gennemført på. Vilje til at holde fokus og retning.
• Tilpasningsevne
  Mod til at tage fundamentale beslutninger og ændre tilgange i takt med ny læring og erfaring.
• Organisation
  Gode evner til at udnytte og motivere organisationen til at implementere de valgte tilgang og indfri missionen med de midler, der er til rådighed.
• Kommunikation
  Evne til at kommunikere mission, tilgang og teknologier i øjenhøjde, så ikke alene organisationens medarbejdere men også hele det digitale økosystem, som organisationen er en del af, kan forbinde sig med det narrativ, som ledelsen formidler om organisationen og dens placering i den digitale transformation.

Der er it i al ting i dag. Vi skal derfor sikre, at der er digital forståelse og indsigt hos alle ledere, og at de agerer på det – fra top til bund.