Dyre kommunale indkøbsvaner

Det handler om de alt for dyre kommunale indkøbsvaner- hver fjerde kommunale indkøbsordre er et “småindkøb” – en ordre med en værdi under 250 kroner: Kan ”mange bække små”- og fravær af indkøbsledelse, mon løbe op i en helt unødvendig million-udgift – måske endda  i klassen trecifrede-millionbeløb – eller er det en fiks ide/unuanceret antagelse? Og hvad så med miljøet, når småleverancer rent praktisk skal effektueres – og bringes rundt i de mange institutioner? Det er der landet over mange holdninger til. UdbudsMedia.dk har atter taget sommer-temperaturen på denne ikke ubetydelige post – økonomisk og klimamæssigt!

FAKTUM ER, at hver fjerde kommunale indkøbsordre er en ordre med en værdi under 250 kroner – og kan betegnes som et ”småindkøb”. Det er en meget dyr indkøbsvane, der i sin struktur adskiller sig væsentligt fra professionelle indkøbsvaner i private virksomheder. Ifølge KL koster håndtering af en transaktion 170 kroner.

Det er da heller ikke alle kommuner, der vælger at  ”lade stå til”. Andelen af småindkøb i kommunerne varierer fra hele 33 til 16 pct. – og det er også et faktum, at større kommuner (målt i antal indbyggere) ikke har en højere andel af småindkøb end mindre kommuner og vice versa. Det er især kommunerne vest for Storebælt der har dyre vaner og køber småt ind. Men er det nu også så galt, har vi spurgt aktører med forstand på effektive offentlige indkøb?

DYR VANE. Branchedirektør i DI, Jakob Scharff vil gerne, at der sættes mere fokus på fænomenet ”småindkøb”. Han kalder det helt overordnet for en dyr vane – både i økonomisk og klimamæssig forstand. Kommuner kan med fordel samle deres indkøb på færre ordrer. De små ordrer koster en masse praktisk håndtering, administration og logistik. Leverancer skal helt lavpraktisk tage en masse hensyn, som eks. sovetid i daginstitutioner skal rumme. – Udover de umiddelbare økonomiske besparelser ved håndtering af færre ordrer, er det nok så væsentligt, at denne måde at håndtere indkøb på, giver alt for høje miljø- og transportmæssige omkostninger. Fragtomkostninger og miljøbelastningen reduceres jo betragteligt ved at pulje vareleveringerne, siger Scharff.

DI har kortlagt problemet via en analyse, der er udarbejdet på baggrund af data fra SKI. Du kan finde den samlede analyse her: https://www.danskindustri.dk/offentlig-privatsamarbejde/analyser/arkivmappe—analyser/analysearkiv/2021/2/stor-variation-i-andelen-af-kommunernes-smaindkob/

DIs analyse af kommunale småindkøb gjorde bl.a. indtryk i Haderslev – det skrev vi om i februar måned: https://udbudsmedia.dk/markedsplads/kommunal-udfordring-smaaindkoeb-koster-kassen/

HALVERING FRIGIVER MILLIONER. Haderslev genkendte fænomenet – og anerkendte DIs klare opfordring om at få mere styr på de mange og dyre småindkøb = indkøb under 250 kroner. Haderslev kunne anslå en årlig omkostning på 3,6 mio. kr. som følge af de mange småindkøb. Haderslevs kontrakt- og udbudsspecialist, Majbritt Laurine Frødstrup, fortalte om arbejdet på at nedbringe antallet af små ordrer. Haderslevs årlige indkøbsvolumen var i 2020 på 1,1 mia. dkk. og dækker fakturaer på alt fra varekøb, tjenesteydelser og betaling til andre offentlige institutioner. I 2020 blev i alt håndteret 97.417 fakturaer. – Hvis vi tænker, at de fleste småindkøb er foretaget via leverandørens webshop, mail eller telefon, udgør transaktionsomkostninger pr. faktura ( Jf. KL Strategi 2017) ca. 175 kr. Det alene giver en omkostning på 3.6 mio. kr., lyder vurderingen. Controllerens talopgørelser giver en stærk formodning om, at det især er daginstitutioner og til dels skoler, som står for hovedparten af de utroligt mange små ordrer.

– Vi har en drøm om at reducere antallet af små fakturaer. Kunne det blot halveres, ville det frigive 1.8 mio. kr. til kerneopgaver, fortalte Majbritt Laurine Frødstrup. Agregeres dette beløb til landsplan kan det anslås, at  blot en halvering af kommunernes dyre småindkøb (baseret på KLs forudsætninger) at give et meget stort millionbeløb – måske endda trecifret!

Den antagelse deles dog ikke af hverken formand eller næstformand for landets offentlige indkøbere.

UdbudsMedia.dk spurgte de to centrale IKA-repræsentanter, om de i deres daglige virke – i regi af hhv. Fællesindkøb/Esbjerg Kommune kunne genkende/havde opgjort tilsvarende talstørrelser. Vi efterlyste også deres helt generelle holdning til dette tema.

UNUANCERET ANTAGELSE. – Jeg synes, at en besparelsesantagelse er unuanceret. Sådan siger Jesper Langkjær. Jesper er Udbuds- og Indkøbschef i Fællesindkøb MIDT og tillige formand for de offentlige indkøbschefers forening IKA. – Hvis indkøbsbehovet ikke kan/må forløses via afsendelse af en småordre, må behovet samles til bunke – enten ved en ”åben” kurv i e-handelsportalen eller en mere traditionel indkøbshuskeseddel. Og det tager jo tid, siger han.

Langkjær kalder perspektivet på en besparelse (de 3,7 mio. kroner/år, som opgjort af Controller i Haderslev Kommune, red.) forkert – og afviser, at det kan opgøres i kroner og ører.

TID ER IKKE PENGE – Jeg er helt med på, at offentligt ansatte også får løn, men der bliver jo ikke frigivet et trecifret millionbeløb til kernevelfærd, hvis småindkøb reduceres. Der bliver frigjort tid svarende til et beløb, men det er jo ikke sikkert, at ”frigjort tid” kan konverteres direkte til kernevelfærd, hvis det er en f.eks. er en administrativ medarbejder, der er ansvarlig for indkøbene, forklarer han.

– Overordnet skal indkøb fylde så lidt og være så nemt som muligt i det daglige arbejde. Det skal være venstrehåndsarbejde, men professionaliseret venstrehåndsarbejde. Langkjær peger dog på, at han har forståelse for et perspektiv om klimatrykket ved at reducere i antallet af leveringer.

LOGISTIK & LAGERPLADS? Næstformand i indkøbschefernes forening, IKA, Chef for Udbud & Indkøb i Esbjerg Kommune, Stine Rahr støtter synspunktet om, at færre småindkøb ikke frigør penge, til brug andetsteds. – Så hvor stor en besparelse, der reelt er snak om, kan vidst diskuteres, siger hun og fortæller: – Vi har i Esbjerg Kommune gennem de sidste år haft fokus på reducering af små fakturaer. Vi ved derfor også, at det ikke er en handling, som man kan gennemføre hen over en nat. Dette skyldes mange af de allerede nævnte ting, hvorfor jeg ikke vil komme nærmere ind på disse.

I stedet peger Rahr på, at mange af de små institutioner. Det er jo især dem, der har mindre fakturaer. De har simpelthen ikke lagerplads til at kan gøre storindkøb af f.eks. kaffe, aftørringspapir, kontorartikler m.v. De er derfor nødt til mange gange at gøre småindkøb, som, de godt ved, ikke er fordelagtige, hverken af logistiske eller miljømæssige hensyn, men de har kun småt med opbevaringsplads, hvorfor de ikke kan gøre det anderledes.

KONTRAKTER MED LAVE PRISER. -En anden faktor, som også spiller ind, er, at der for nogle kontrakters vedkommende efterhånden er så lave priser, at vore institutioner simpelthen ikke kan komme op på et beløb, som rækker udover det, vi kalder småfaktura beløbsmæssigt, siger Stine Rahr. Hun ser helst, at snakken bliver drejet over på det miljømæssige ukorrekte i at bestille for ofte.

– Det udløser jo, at leverandørerne skal køre rundt i kommunen alt for ofte. Jeg oplever forresten også, at rigtig mange af leverandørerne allerede er opmærksomme på dette – og rigtig gerne vil optimere på netop logistikken, siger hun og slutter: – En sidste ting er, at man mange steder også har indført automatisk fakturahåndtering af småfaktura, så disse slet ikke optager administrativ tid, men kører lige igennem systemet, såfremt ordre stemmer overens med fakturaen, når den kommer ind i kommunens økonomisystem.

FOR DYRT – ØKONOMI & MILJØ. SKI’s økonomidirektør, Jonas Klinting ser et noget større perspektiv i at reducere de mange småindkøb:  – Ordrestørrelser og leveringshyppighed er et stort fokusområde i SKI og i kommunerne. For ikke nok med at det er dyrt, når vi ikke puljer vores indkøb. Det belaster også miljøet. Ved hjælp af kommunernes indkøbsdata, som SKI indsamler og behandler, får kommunerne et indblik i, hvor mange fakturaer de har inden for forskellige indkøbskategorier, og hvad deres ordrestørrelser er. Det giver kommunerne et konkret redskab til at sætte ind der, hvor indkøbsadfærden ikke er hensigtsmæssig, siger Jonas Klinting – og han fortsætter:

– SKI bruger også den kommunale indkøbsdata til at se på, hvordan vores rammeaftaler kan understøtte en mere bæredygtig indkøbsadfærd. En måde at komme de mange små ordrer til livs på er ved at hæve mindsteordrestørrelsen og afskaffe dag-til-dag-levering. Det er noget, SKI sammen med kunderne ser på i takt med, at vores vareaftaler genudbydes. På den nye kontorartikelaftale, der træder i kraft til november, får kommunerne fx mulighed for at vælge maksimalt to ugentlige leveringsdage, og mindsteordrestørrelsen og leveringsgebyret er hævet.