DE 9 BUD – om IT udbud

DIGITALISERING handler om strategisk ledelse. – Digitalisering er blevet en strategisk nøgleopgave for ledelsen, og det er bekymrende, at kun 17 procent af de offentlige ledere mener, at det eksterne marked kan bidrage til innovation,” siger Jimmy Kevin Pedersen, som er næstformand for DANSK ITs  udvalg for offentlig digitalisering, med henvisning til undersøgelsen IT i praksis.

– Der er brug for mere dialog – begge veje – og her må begge parter anstrenge sig og være deres ansvar bevidst for at levere værdi ind i disse dialoger, siger han og oplyser, at DANSK IT har udarbejdet folderen Indkøb i et strategisk og forretningsmæssigt perspektiv, der indeholder en række konkrete anbefalinger til, hvordan man kan få mere værdi ud af sine it-indkøb.

De 9 BUD fra DANSK IT lyder som følger:

1. Sørg for at have en løbende markedsdialog på strategisk niveau, hvor kunder og leverandører gensidigt kan inspirere hinanden og sætter ”det lange lys på” omkring udvikling og anskaffelse af it-systemer og it-services samt leverance- og samarbejdsformer.
2. Formulér de overvejelser og principper, som er centrale for organisationen, når den indgår i leverandørrelationer, så de er baseret på den ønskværdige kultur og værdier, som ledelsen finder mest frugtbar.
3. Formulér en leverandørstrategi. så leverandørsamarbejde og anskaffelser formes og styres ud fra en række ledelsesmæssige overvejelser og prioriteter. som optimerer forretningsnytten. Leverandøren skal i dybden forstå formålet med anskaffelsen, ligesom man selv som udbyder bliver afklaret om værdi og gevinster evt. i form af en fælles business case.
4. Afdæk behov og markedets muligheder og fastlæg på det grundlag en strategi for de konkrete it-anskaffelser. Afdæk løsningsmuligheder og tilbudsgivernes stilling i markedet. Opvej fordele og ulemper ved at vælge et standardsystem i forhold til et udviklingsprojekt (og agil kapacitet). Vurder forhold som innovationsmuligheder, prissætning, leverandørafhængighed og mulighed for overdragelse af systemet til nye leverandører.
5. Vælg udbudsform og kontrakter, der afspejler det leverandørstrategiske spillerum, som er mest hensigtsmæssigt i forhold til en given anskaffelse. Hvor der er brug for innovation og brug for at udfordre status quo anbefales ”Udbud med forhandling” eller ”Udbud med konkurrencepræget dialog”. Et alternativ er at af løfte udbudsforpligtelsen ved at anvende en SKI-standardkontrakt, hvor man i en række tilfælde kan komme hurtige til målet.
6. Beskriv kravene som forretningsmæssige problemstillinger, der skal løses, og de gevinster, der skal opnås. Kravene formuleres som funktionelle krav. Det skal undgås, at kravene bliver meget detaljerede og kontrakterne meget omfattende når der vælges et standardsystem, software som en cloud-service (SaaS) eller agil kapacitet.
7. Med afsæt i en ”leverandørstrategi” beskrives i udbudsmaterialet de bærende principper for et godt samarbejde. Disse principper drøftes i udbudsprocessen. Eksempler kan være principper om ligeværdig ledelsesrepræsentation på styregruppeniveau fra begge sider, eskalationsmekanismer ved uenighed samt fælles risikostyring etc. Lad principper for godt samarbejde indgå som tildelingskriterium i udbudsforretningen.
8. Fastlæg samarbejdsform, etabler ledelsesfora og afsæt (top-)ledelsestid til samarbejdet gennem hele implementeringsperioden og evt. den efterfølgende drift.
9. Tilpas den leverandørstrategiske ledelsesopgave til de forskellige udbudsformer og leveranceformer, der vælges under og efter anskaffelsesforretningen og indarbejd dem i den anvendte IT-governance-model.