KOMMUNAL UDFORDRING … “småindkøb koster kassen”
”Mange bække små” kan løbe op i en helt unødvendig udgift i klassen: trecifrede-millionbeløb!
Også i denne uges nyhedsbrev sætter vi fokus på de kommunale småindkøb. Dette under overskriften “småindkøb koster kassen”. Haderslev Kommune har velvilligt stillet deres 2020-data til rådighed. Controlleren hos Udbud og Indkøb i Haderslev har givet den en ekstra skalle. Dette for at imødekomme vores appetit på flere detaljer om de kommunale småindkøb.
DIs analyse af kommunale småindkøb har gjort indtryk i Haderslev, der straks genkendte fænomenet – og anerkendte DI-direktør Jakob Scharffs klare opfordring om at få mere styr på de mange og dyre småindkøb = indkøb under 250 kroner. Haderslev anslår en årlig omkostning på omkostning på 3,6 mio. kr. grundet de mange småindkøb. På landsplan anslås blot en halvering af de dyre småindkøb at give et trecifret millionbeløb – måske til gavn for en indsats for mere grønne og bæredygtige indkøb?
DÅRLIGE OG DYRE INDKØBSVANER. Majbritt Laurine Frødstrup, der er Kontrakt- og udbudsspecialist bekræfter antagelsen om, at alt tyder på, at vi her har god fat om en rigtig dårlig og meget dyr indkøbsvane.- Der bliver i Haderslev Kommune kontinuerligt arbejdet på at nedbringe antallet af små ordrer. Som eksempel kan nævnes, at der vedr. kontor og skoleartikler er aftalt en ugentlig levering – selv om kontrakten (SKI) er mulighed for dag til dag-levering, fortæller Majbritt Laurine Frødstrup og fortsætter: – I de varekøbskontrakter som Haderslev Kommune selv indgår eller indgår sammen med Sydjysk Udbuds Samarbejde indarbejdes en passus om ugentlig levering – hvor dette giver mening – og eller lægges der en mulighed (og en pligt) for leverandører på at fakturere et gebyr på små ordrer. Det er en afvejning af hvor grænsen lægges, da de mindre institutioner også skal kunne bruge aftalerne.
Haderslev Kommunes samlede indkøbsvolumen var i 2020 på 1,1 mia. dkk. og dækker fakturaer på alt fra varekøb, tjenesteydelser og betaling til andre offentlige institutioner. Kommunen køber tjenester såsom håndværkerydelser, pladser på bo- og opholdssteder, uddannelser, kurser, konsulentydelser mm. for gennemsnitligt 730 mio. kr. årligt. Vareindkøb beløber sig til i gennemsnit cirka 137 mio. kr. om året. Der blev i 2020 i alt håndteret 97.417 fakturaer. Antallet dækker både over fakturaer og kreditnotaer modtaget af eksterne leverandører. Dertil kommer udlæg samt interne faktureringer. 6 medarbejdere er centralt beskæftiget med indkøsaftaler og indkøbsarbejde – heraf er to på deltid.
HVERT FEMTE INDKØB ER ET “SMÅINDKØB”. Majbritt Laurine Frødstrup fortæller, at Haderslev kommune i 2020 håndterede hele 20.619 fakturaer, der var under 250 kr. (Foruden udlæg og evt. kreditnotaer. ) – Hvis vi tænker de fleste af disse småindkøb er foretaget via leverandørens webshop, mail eller telefon, udgør transaktionsomkostninger pr. faktura ( Jf. KL Strategi 2017) ca. 175 kr. Det alene giver en omkostning på 3.6 mio. kr., lyder vurderingen. Controllerens talopgørelser giver en stærk formodning om, at det især er daginstitutioner og til dels skoler, som står for hovedparten af de utroligt mange små ordrer. På rådhuset foretages der ikke mange indkøb decentralt, lyder vurderingen – og det tilføjes at den aktuelle corona situation, kan forskubbe tallene bl.a. grundet mange restordrer.
– Vi har en drøm om at reducere antallet af små fakturaer. Kunne det blot halveres, ville det frigive 1.8 mio. kr. til kerneopgaver. Udbud & Indkøb har i forskellige interne sammenhænge ”underholdt” med en anskueliggørelse af transaktionsomkostninger. Haderslev Kommune prioriterer oplysning, anskueliggørelse og en kontinuerlig nudging af de decentrale disponenter ift. at samle ordrer. Der arbejdes med, at de decentrale disponenter tager udgangspunkt i de reelle og behov og at der foretages en nøgtern vurdering inden der indkøbes således at personalet ikke lader sig friste til at shoppe ting, der lige ser spændende ud – uanset om dette er i kommunens e-kataloger eller på leverandørernes webshop, fortæller Majbritt Laurine Frødtrup.
– I IKAs Dialoggruppe, som består af lige dele leverandører og ordregivere fra stat, regioner og kommuner – og som jeg har fornøjelsen af at være formand for, har vi haft emnet om små ordrer til drøftelse flere gange. Lokalt i Haderslev er det nok snart ved at være tid til, at der fra kommunens Udbud & Indkøbs side, skal lægges nogle ekstra kalorier i at få de decentrale disponenter til at ”rette ind” igen, når vi når forbi corona – da der har måttet slægges på mange principper for at få hverdagen til at hænge sammen i denne helt særlige periode, slutter hun.
DI FØLGER GERNE OP. Haderslevs tal og initiativer, vækker interesse i DI – Offentlig/Privat – Vi bakker meget gerne op om yderligere fokus – og hvis der er tal vi kan regne på for at understøtte processen, så gør vi meget gerne, siger branchedirektør Jakob Scharff.
UdbudsMedia.dk følger sagen op med yderligere artikler med fokus på de dyre småindkøb – om de ”mange bække små”, der kan give et trecifret millionbeløb – til gavn for klima og mere grønne og bæredygtige indkøb.
