Effektivt IT-værktøj
Det handler om servicering og dataopsamling af ventilationsanlæg
Det handler også om samarbejde mellem Silkeborg Kommune og TIMESAFE, en iværksættervirksomhed. Denne cocktail udviklede sig til en succes.
Iværksætteri behøver ikke stå i modsætning til den kommunale verden. Iværksættervirksomheden TIMESAFE, har udviklet et effektivt it-værktøj til servicering og dataopsamling af Silkeborg Kommunes ventilationsanlæg og en række andre anlægstyper. Det er en arbejdsproces som hele vejen igennem har været præget af en tæt dialog mellem virksomheden og kommunen.
EN OG MANGE. Én ting er at få serviceret et ventilationsanlæg hist og her. Noget andet er, når 5 kommuner skal have serviceret tusindvis af ventilationsanlæg, som ingen har et samlet og vedligeholdt overblik over. – Det svarer lidt til, at man beder en tømrer om at komme med et tilbud på renovering af 100 carporte. Hvis han ikke ved, hvad de er bygget af, hvor høje de er, hvad der skal laves osv., så er det umuligt at sige, hvad det kommer til at koste,” forklarer Steen Olsen, partner og forretningsansvarlig i TIMESAFE.
Og lige netop den situation var virkeligheden, da 5 kommuner, skulle i gang med et udbud på den løbende servicering af deres ventilationsanlæg. Efter flere måneder med besværlig og manuel indsamling af data om ventilationsanlæg – hvor mange har vi, hvilken model er det, og hvad er der brug for af reservedele – gik 5 kommuner, med Silkeborg i spidsen, på jagt efter en virksomhed, som kunne udvikle et it-system, der kunne håndtere service på tværs af leverandører og anlæg, så man ikke skulle hele den tunge proces igennem igen ved næste udbud. Og her faldt valget på Steen Olsen og hans partner, som udviklede værktøjet og leverede det. – Vi har fundet en løsning, der gør det meget lettere at samle og vedligeholde data om kommunens forskellige anlæg. For os var det vigtigt at forstå processerne og behovene hele vejen rundt, så vi kunne lave et så relevant og effektivt værktøj som muligt. Vi havde ikke kunne finde den rigtige løsning uden at være i tæt dialog med ejendomsafdelingen i Silkeborg Kommune, siger Steen Olsen.
DIALOGEN mellem TIMESAFE og Silkeborg Kommune betød blandt andet, at det blev muligt at registrere data direkte i systemet i stedet for at skulle uploade en færdigskrevet servicerapport. – Når der indtastes data direkte, får vi helt andre muligheder for at samle viden og til at sætte data i anvendelse. Uden vores værktøj var det førhen nødvendigt at åbne samtlige 3000 servicerapporter fra de forskellige anlæg, hvis der var behov for indsigt. Nu kan alle i stedet lynhurtigt få et overblik over alle anlæg på én gang. Hvor er der brug for reservedele, hvor mange anlæg har vi af den model, osv. På den måde får vores kunder et meget bedre samarbejde med de leverandører, som vedligeholder anlæggene, forklarer Steen Olsen.
– TIMESAFE er i dag et af afdelingens vigtigste værktøjer, siger Lars Thygesen, Faglig leder for Energi og Teknik i Silkeborg Kommune.
Måden der holdes styr på data i dag gør blandt andet, at det er blevet meget lettere at gå i udbud, følge op på samarbejdspartnere, analysere driften og udføre relevante opgaver i hverdagen mv.
