Udbudsproces – artikel fra LinkedIn

Udbudsproces – artikel fra LinkedIn, Af Advokat Betina Noe Lodahl

Forestil dig, at du skulle lave en backup af hele internettet, og når den er lavet, er den allerede forældet. Det er et godt billede på tidens tendenser. Når den eneste konstant er forandring, er der behov for fleksibilitet. Udbudsprocedurer er ingen undtagelse. Det er sjældent, at man har øje på den bedste og færdige løsning allerede i udbudsfasen. Og mens løsningen beskrives, kan den allerede være forældet.

Nøglen til større fleksibilitet er at flytte fokus fra rettigheder og pligter til behov og interesser. Samtidig er det en måde at forenkle det komplekse. Det er dog lettere sagt end gjort, da vores samfund fortsat er meget regelfokuseret.

Heldigvis er vi så heldige, at der med den nye udbudslov er åbnet op for at arbejde med klare og fleksible udbudsprocesser, som følger med udviklingen. Målet med de nye udbudsformer er at sikre bedre muligheder for dialog og samarbejde med henblik på at finde de bedste og mest effektive løsninger/samarbejdspartnere i stedet for regelfortolkning og administrativt arbejde. Så mulighederne er der.

De skal bare udnyttes via adfærdsændring.

I dag er der mulighed for at bruge disse fleksible udbudsprocedurer

• Konkurrencepræget dialog (med mulighed for dialog, når ordregiver ikke tilstrækkeligt kan beskrive sit behov.)
• Udbud med forhandling (med mulighed for at drøfte de indledende tilbud, hvis der bliver behov for at forbedre indholdet, så det passer til ordregivers konkrete behov.)
• Innovationspartnerskaber (med mulighed for at afsøge markedet i et offentligt-privat samarbejde, idéudvikle på tværs, øge innovationshøjden samt motivere til konsortiedannelse og derved skabe mulighed for tværfaglige løsninger.)

Når vi taler med kunder og samarbejdspartnere om mulighederne for nye samarbejds-, partnerskabs- og/eller forretningsmodeller og herunder alternativ konflikthåndtering, så fortæller de, at barrieren for at arbejde mere tillidsbaseret og fleksibelt ofte allerede er opstået i forbindelse med udbudsprocessen. Den barriere er vi også løbet ind i på den måde, at vi har takket nej til at byde på ellers spændende opgaver udelukkende på grund af udbudsformer og udbudsmateriale, der beskriver løsningen på forhånd og lukker af for nye samarbejdsmodeller.

Så dette er i virkeligheden en lille salgstale for de fleksible udbudsformer. Ud over en bedre udbudsproces, er der mindst lige så meget værdi at hente i det efterfølgende samarbejde.

Jeg vil gerne dele min egen lille succeshistorie http://www.navigators.dk/visning/et-godt-udbud-giver-et-godt-samarbejde?Action=1&M=NewsV2&PID=13.

Se også http://www.bedreudbud.dk for vejledning.