UDBUDSDIGITAL PARAT?

Er I klar til den digitale virkelighed?

Alle ordregivende myndigheder skal fra den 1. juli 2018 gennemføre udbud elektronisk. Konkret betyder det, at al kommunikation mellem ordregiver og tilbudsgiver, i forbindelse med en udbudsprocedure, skal ske ved anvendelse af elektroniske kommunikationsmidler.

Af advokat Cecilie Ørgaard Hald og stud. jur. Frederik Haugsted, Bird & Bird Advokatpartnerselskab

Krav om elektronisk gennemførsel af udbud

Kravet gælder for udbud offentliggjort fra den 1. juli 2018 og omfatter kontrakter, der indgås efter udbudslovens afsnit II (EU-udbud) og III (Light-regimet) samt forsyningsvirksomhedsdirektivet.

Forpligtelsen til at gennemføre udbud elektronisk medfører, at al kommunikation i relation til udbuddet, som eksempelvis modtagelse af ansøgninger og tilbud samt modtagelse af spørgsmål og besvarelse heraf, skal håndteres elektronisk – og det er således ikke længere tilladt at modtage tilbud fysisk.

I den forbindelse er det vigtigt som ordregivende myndighed at sikre, at anvendelsen af elektroniske kommunikationsmidler, eksempelvis et udbudssystem, opfylder de opstillede krav til sådanne bestemmelser, som findes i bekendtgørelsen om elektroniske udbud.

Hvilke funktioner skal det elektroniske kommunikationssystem have?

Først og fremmest må ansøgers adgang til at deltage i  en udbudsprocedure ikke kræve betaling af et vederlag. Derudover skal de anvendte elektroniske kommunikationsmidler, i forbindelse med ordregivers offentliggørelse af materialet, opfylde følgende krav:

• Være almindeligt tilgængelige.
• Være funktionelt kompatible med almindeligt anvendte elektroniske kommunikationsmidler.
• Være ikke-diskriminerende.
• Må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.

Udover ovenstående krav, skal kommunikationsmidlet, i forbindelse med modtagelse af ansøgning om deltagelse og/eller modtagelse tilbud, ligeledes opfylde følgende krav:

• Med rimelighed sikre, at dataintegriteten og fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes.
• Kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud.
• Kun bemyndigede personer må bemyndige andre adgang til indholdet af ansøgninger og tilbud.
• Det nøjagtige tidspunkt og dato for modtagelse af ansøgninger og tilbud kan fastslås med sikkerhed.
• Kun bemyndigede personer har adgang til at gøre sig bekendt med indholdet af ansøgninger og tilbud efter åbningen af disse.
• Give oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for elektronisk afgivelse af ansøgninger og tilbud, herunder kryptering og tidsstempling.
• I forbindelse med overtrædelse eller forsøg på overtrædelse af ovenstående krav skal det i rimelig grad sikres, at overtrædelsen eller forsøg herpå klart kan spores.

Bird & Birds gode råd til elektroniske udbud

Bird & Bird har stor erfaring med anvendelse af elektroniske kommunikationsmidler ved gennemførsel af udbudsprocedurer. I det følgende præsenteres fem gode råd til ordregivere og tilbudsgivere i forhold til anvendelse af elektroniske kommunikationsmidler:

• Vær sikker på, at ansøgning og/eller tilbud er ‘afleveret’ fremfor blot ‘uploadet’ på udbudssystemet
• Fristen for aflevering af tilbud kan forkortes med 5 dage, når ordregiver anvender elektronisk kommunikation, jf. udbudslovens § 57, stk. 4, § 60, stk. 4 og § 65, stk. 2.
• Anvendelse af f.eks. standard-versionen af mailssystemet Outlook vil ikke være tilstrækkeligt til at opfylde bekendtgørelsens krav, hvor der stilles krav om kryptering, tidsstempling såvel som krav om fortrolighed, samt at det alene er bemyndigede personer, der kan tilgå indkomne ansøgninger/tilbud og gøre sig bekendt med indholdet heraf.
• Ved en licitation efter tilbudsloven og ved bygge- og anlægsarbejder over EU-tærskelværdierne skal tilbuddene åbnes på licitationsstedet på et forud fastsat tidspunkt. Tilbudsgiverne er berettiget til at være til stede ved åbningen af tilbuddene og til at blive bekendt med tilbudssummer og eventuelle forbehold. I disse tilfælde skal et udbudssystem kunne håndtere en åbning af tilbud i henhold til tilbudslovens § 7, jf. § 1, stk. 3.
• Intet krav om, at den samlede kommunikation skal være digital ved kontrakter under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse. Her er ordregiver kun forpligtet til at annoncere på udbud.dk.

Bird & Birds udbudsteam ved partner Peter Dann Jørgensen kan kontaktes her, såfremt ovenstående giver anledning til spørgsmål.

Bekendtgørelsen om elektroniske udbud kan desuden findes her.