Udbudskultur, dialog i nyt lys

Drives din forretning af udbudsreglerne eller driver du den selv? Sådan spørger Johan Bitsch Nielsen, Direktør, Ditmer A/S i en kommentar til opfordringen om ny udbudskultur fra Erhvervsministeriet

Det er i for mange tilfælde udbudsreglerne og frygten for at træde ved siden af dem, der har drevet indkøbsprocesserne.

I denne uge lancerede Erhvervsministeriet http://www.bedreudbud.dk/ som følge af et samarbejde mellem ministeriet og en række organisationer for at forbedre anvendelsen af udbud i Danmark. Med digitale leverandørøjne kan vi i http://www.ditmer.dk/bestemt kun byde en ny udbudskultur velkommen i det digitale Danmark. Det er i dag svært at have en samtale om, hvordan vi kan gøre digitaliseringen i den offentlige sektor endnu bedre, uden at snakken inden for 5 minutter kommer til at handle om udfordringerne med udbudsreglerne og forvaltningen af dem her i landet. Så der er god grund til at arbejde for en forandring.

Derfor er det virkelig positivt, at der nu gøres en indsats for at udbrede kendskabet til de mange muligheder, de eksisterende udbudsregler faktisk giver for f.eks. at gennemføre dialog eller for at udbyde andre genstande end det klassiske kundespecifikke it-system (baseret på et standardsystem), som købes på en 4-årig kontrakt med mulighed for 2 x 12 måneders forlængelse, og som anskaffes gennem et begrænset udbud med 350 krav, hvortil der prækvalificeres 5 leverandører.

Imidlertid synes jeg, at vi samtidig skal sætte fokus på det, der foregår – eller bør foregå – inden udbudsreglerne overhovedet bliver relevante at orientere sig i. Det bør nemlig være en del af den digitale ledelsesopgave i både offentlige (og private) virksomheder at sætte sig selv i spil i de relevante økosystemer for de typer af teknologier og løsninger, man har behov for. Dialog med leverandører og andre samarbejdspartnere er ikke kun noget, der skal foregå, når man skal købe ind. Alle parter har brug for et løbende samspil om muligheder og behov.

Jeg kan derfor anbefale, at man ud over http://www.bedreudbud.dk/ også tager et kig på publikationen “https://dit.dk/DANSKITmener/~/media/D58F42AAE2664DFDBE7B01663147FFB0.ashx”, som Dansk ITs https://dit.dk/da/OmDanskIT/Organisationen/Udvalg/Udvalget-for-IT-i-den-Offentlige-Sektor har udarbejdet. Den kortfattede publikation giver konkrete anbefalinger til, hvordan offentlige ledere opnår leverandørstrategisk opmærksomhed ved at

1.  [opbygge] indsigt og forståelse for de aktører og de markeder, de opererer i

2. kende leverandørernes kultur og værdier samt

3. forstå deres egen rolle og ageren i forbindelse med forskellige udbuds- og anskaffelsessituationer.

Det er i for mange tilfælde udbudsreglerne og frygten for at træde ved siden af dem, der har drevet indkøbsprocesserne. Bevares, indkøbene skal selvfølgelig ske inden for lovens rammer. Men det bør være de offentlige myndigheders strategi og forretningsmæssige behov, der driver indkøbene, sådan at udbudsreglerne blot tjener som rammer og ikke får lov at sætte dagsordenen.

Som leverandør til det digitale offentlige Danmark er vi klar til dialogen – og jeg ved, at vi ikke er de eneste. Vi har kaffen klar, og det tror jeg også, vores kolleger i branchen har!