NP advokater om ny vejledning om dynamiske indkøbssystemer
Indlæg af Anja Piening, NP advokater
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udgivet en ny vejledning om udbud, anvendelse og drift af dynamiske indkøbssystemer. Det er grundlæggende en rigtig god nyhed.
Dynamiske indkøbssystemer kan – når de bruges rigtigt – være et stærkt værktøj til at skabe mere løbende konkurrence, bedre markedsadgang og større fleksibilitet i offentlige indkøb. Ikke mindst fordi systemet er åbent for nye leverandører i hele løbetiden, og fordi konkurrencen om de konkrete indkøb sker løbende.
Derfor er det positivt, at der nu kommer en samlet vejledning, som kan hjælpe ordregivere med både etablering, anvendelse og drift.
Men vejledningen rejser også et par faglige spørgsmål, hvor vi hos NP advokater ikke er enige i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens fortolkning.
- Maksimal værdi og henvisningen til rammeaftaler
Styrelsen vurderer, at der ved dynamiske indkøbssystemer skal angives både anslået og maksimalt omfang, og lægger her vægt på en parallel til rammeaftaler og Simonsen & Weel. Efter vores opfattelse er den parallel ikke helt træffende.
Et dynamisk indkøbssystem er ikke en lukket rammeaftale. Leverandørfeltet er åbent i hele systemets levetid. Leverandørerne påtager sig heller ikke en leveringsforpligtelse ved optagelse – den opstår først, hvis de vinder et konkret indkøb.
Det ændrer beskyttelseshensynet væsentligt.
Når systemet er åbent, og de konkrete behov konkurrenceudsættes løbende, er der ikke samme behov for at beskytte en afgrænset leverandørkreds mod efterfølgende ændringer i omfanget. Her bør man efter vores vurdering være varsom med at overføre rammeaftalelogikken én til én, da det indfører unødig administration.
- Bruttolister over delkriterier
Styrelsen anfører også, at ordregiver bør udarbejde en bruttoliste over de delkriterier, der kan anvendes ved konkrete indkøb.
Det kan i nogle tilfælde være praktisk. Men det bør efter vores opfattelse ikke udvikle sig til en forventning om, at alle relevante delkriterier skal være fastlåst fra starten.
Hele pointen med et dynamisk indkøbssystem er netop fleksibilitet.
Selvfølgelig kan ordregiver ikke introducere helt nye tildelingskriterier undervejs. Men der må være et reelt rum for at præcisere, hvad der konkret skal lægges vægt på, når indkøbet først kendes – naturligvis inden for rammerne af udbudslovens § 2.
Ellers risikerer vi at gøre det dynamiske indkøbssystem mindre dynamisk.
- En praktisk afklaring
Vejledningen fastslår også, at ansøgere, der først optages efter, at en opfordring til at afgive tilbud er udsendt, ikke skal have mulighed for at deltage i det konkrete indkøb.
Det er en nyttig afklaring for driften – og noget ordregivere bør tænke ind i deres timing og interne processer.
Vejledningen er velkommen – men den bør ikke blive en manual til forsigtighed.
Dynamiske indkøbssystemer er ikke bare en juridisk konstruktion. De er et strategisk værktøj, der kan åbne markedet, styrke konkurrencen og give offentlige ordregivere adgang til nye løsninger, mens behovene udvikler sig.
For offentlige ordregivere handler det om at designe systemer, der både er lovlige, brugbare og kommercielt kloge.
For private virksomheder handler det om at forstå mulighederne: Hvornår skal man søge optagelse? Hvordan positionerer man sig? Og hvordan bruger man et dynamisk indkøbssystem som reel adgang til det offentlige marked?
Hos NP advokater har vi massiv praktisk erfaring med dynamiske indkøbssystemer – fra strategi og etablering til drift, kategorisering, konkrete indkøb, leverandørdialog og tilbudspositionering.
Vi har ikke kun læst reglerne. Vi har arbejdet med dem helt nede i maskinrummet. Og vores klare erfaring er: Når dynamiske indkøbssystemer bliver brugt rigtigt, kan de noget, som mange traditionelle udbudsformer har svært ved – de kan holde markedet åbent, konkurrencen levende og indkøbene tættere på virkeligheden.
Det kræver bare, at vi tør bruge fleksibiliteten. Ikke ukritisk. Men klogt.