Når udbud er blevet en industri

Synspunkt af Dina Raabjerg, Senior Manager Business Development i Systematic
Bare inden for de sidste 10 år har udbud udviklet sig til en veritabel industri, der ernærer en stigende mængde embedsmænd, eksterne konsulenter og jurister. Udbudsprofessionelle, der dels har brug for at vise sit værd, dels har interesse i lange og til dels også komplicerede processer, der kan give omsætning.

Eksterne rådgivere anvendes i stigende omfang både før, under og efter et udbud. Og både udbydere og tilbudsgivere anvender eksterne i de komplicerede processer. Enten fordi de ikke selv har tid eller kompetence. Eller fordi de er bange for at begå en fodfejl.

Et studie fra Roskilde universitet fra 2015 viste, at selve udbuddet koster op til 12% af kontraktværdien. I 2019 fremsendte statsrevisorerne en analyse til Folketinget, hvor man med afsæt i 4 ministerområder og med data fra 2016-18 havde vurderet kundens og leverandørens omkostninger ved udbud til 17% i gennemsnit for EU-udbud og 38% ved annonceringer. I nogle tilfælde var omkostningerne 50% særlig ved mindre opgaver. Det tyder på, at omkostningerne til udbud er stigende. Statsrevisorerne anbefalede i rapporten, at man for at nedbringe omkostningerne skulle øge markedsafdækning og dialog med leverandørerne.

Min oplevelse er imidlertid, at det er blevet endnu dyrere og mere langsommeligt det seneste år, hvor nye dialogbaserede udbudsformer for alvor har fået fat. De har betydet, at der skal afleveres flere tilbud og gennemføres formelle forhandlingsmøder i en udbudsproces. Læg dertil, at vi i stigende omfang oplever leverandørdialog forud for udbud, hvor udkast til kontrakt og krav lægges frem med ønsket om feedback fra markedet. Høringer, hvor der afgives både skriftlige svar og afholdes 1:1 møder mellem kunde og leverandør. Her gives feedback, der i varierende omfang indgår i det endelig udbudsmateriale.

I 2019 har jeg oplevet et miniudbud inden for sundhedsområdet, hvor man sendte udbudsmateriale til høring. Ingen gav feedback, da den udbudte opgave var så lille, at kontraktværdien aldrig ville kunne dække leverandørens omkostning. Et andet eksempel fra 2019 er et dialogbaseret udbud med 3 runders dialog á flere dage pr. runde og 3 afleveringer af tilbud, hvor leverandørernes udarbejdelse af mock-up indgik i tilbud og dialog. Min vurdering er, at vi anvendte over 1000 timer på udbuddet, der endte i en annullering, fordi 2 ud af 3 leverandører valgte ikke at indgive det afgørende tilbud pga. ændringer i udbudsmaterialet. Kunden havde flere af de mere dyre eksterne rådgivere på i forløbet og må derfor have kostet en mindre formue. Processen er ikke repræsentativ, men ej heller unormal.

Politisk og fra leverandørsiden har man klart en interesse i at nedbringe både proces og omkostning på udbud. Men som beskrevet ser jeg modsat tendens. Og jeg vurderer , at vilkårene for at opnå dette ikke er til stede, så længe en voksende industri af udbudsprofessionelle embedsmænd og udbydere af services til udbud er dybt afhængige af det modsatte.

Skriv en kommentar

avatar
Copy link
Powered by Social Snap