Der er penge i god kontraktstyring….
Fik du mon læst opslaget på LinkedIn … ellers følger det her:
Rebecca Preisler, A-2 Management Consulting:
Der er penge i god kontraktstyring….
Det handler om rådgivning om og håndtering af offentligt indkøb – fra behov til afsluttet kontrakt
De offentlige budgetter er under pres. Sygeplejerskerne løber for stærkt, og hos pædagogerne udkæmpes en ulige kamp mellem underbemanding og ønsket om og behovet for nærvær og tid til faglighed. Jeg kunne hive mange flere eksempler op af hatten fra mange flere sektorer, men det er vist ikke nødvendigt – pointen er, at tid er penge, og vi mangler penge til det vigtige.
Men er kontraktstyring da løsningen på alle vores (penge)problemer? Ja, eller nej – ikke dem alle sammen – men nogle af dem. Jeg vil nemlig påstå, at der er penge i god kontraktstyring.
I det følgende og i et par små efterfølgende indlæg vil jeg derfor se på, hvorfor man bør kontraktstyre, samt komme med et par idéer til hvornår og hvordan man kan komme i gang. Indlæggene kan både læses i offentlig og privat kontekst. Du kan derfor sagtens læse videre, selv om du ikke er offentligt ansat.
Fejl i faktureringen kan koste dyrt Vi ved alle sammen, at en vare kan blive slået forkert ind, eller en rabat kan blive glemt, når vi handler ind i supermarkedet. Det kan resultere i en højere pris, end den man havde regnet med, ud fra hvad der stod på varen. Derfor skal man tjekke sin bon – i hvert fald, når man køber større mængder ind. Det gælder også, når man køber ind for sin organisation.
En lille huskeliste:
- Kan du se på din faktura, hvilken kontrakt der faktureres på baggrund af?
- Er der faktureret til de aftalte priser?
- Er der kun faktureret for de aftalte ydelser?
- Følger faktureringen i øvrigt de krav, der står i kontrakten?
Hvis du ikke kan svare ja til alle ovennævnte spørgsmål, er der formentlig tale om en fejlfakturering, som du nok bør drøfte med din leverandør. Husk at have et åbent sind i dialogen med din leverandør – du kan sjældent forudsætte, at leverandøren har haft til hensigt at snyde dig.
Holder det vand? Lige som det er vigtigt at sikre sig, at faktureringen er korrekt, bør man også sikre sig, at kvaliteten og kvantiteten er som aftalt. Tjek om badebassinnet kan holde vand, og hvis det ikke kan, så reklamér. Ja, selvfølgelig – ellers er det jo penge ud ad vinduet! Det vil de fleste ikke finde sig i, når det handler om egne penge.
Når vi imidlertid køber ind for vores organisationer, er det jo ikke ”kun” vores egne penge – det er Danmarks penge eller en virksomheds penge, og det burde gøre os ekstra nidkære i forhold til, at vi opnår det aftalte.
Så husk det, når du modtager en helikopter, engangsservice eller arbejdsbeklædning. Det leverede skal kunne de ting, I har aftalt. Hvis kvaliteten ikke opfylder kravene, så find din nysgerrighed frem og tag en konstruktiv dialog med leverandøren.
I dialogen kan det være hensigtsmæssigt at undersøge:
- Hvad er der sket i oversættelsen mellem det, du mente, og det leverandøren forstod?
- Hvordan kommer I videre sammen?
Hvis du har en løbende dialog med din leverandør, er det typisk nemmere at tage en drøftelse om fejlfakturering eller mangler ved det leverede, end hvis I kun taler sammen, når der er noget galt.
