Smartere indkøbsdynamik!
Af Anja Piening, Partner Nørgaard Piening Advokater
Rammeaftaler er og har meget længe været det anvendte, og i realiteten det eneste tilgængelige værktøj til indkøb af varer og tjenesteydelser, som indkøbes løbende af en ordregivende myndighed.
Fordelen ved rammeaftaler er helt åbenlyst, at man kun en gang hvert fjerde år behøver at besvære sig selv og resten af verden med at lave et fuldt forkromet EU-udbud af det indkøb, som rammeaftalen skal dække. I de fire år rammeaftalen løber, kan man frit enten trække løbende på rammeaftalens sortiment hos den (ene) leverandør der har vundet rammeaftalen eller – hvis der er flere ligestillede leverandører på rammeaftalen – foretage det noget mindre ressourcekrævende miniudbud blandt leverandørerne på rammeaftalen. Man har på den måde sikret sig en aftale, hvor man uden at være nødt til at kende sit fremtidige forbrug særlig præcist, kan foretage sine løbende indkøb på en forholdsvis let og tilgængelig måde.
Hertil kommer, at man med en rammeaftale får en vis budgetsikkerhed, idet man jo kender i hvert fald maksimalprisen på de forskellige varer eller ydelser forhånd, og dermed (i hvert fald i teorien) ikke får ubehagelige overraskelser i forbindelse med det konkrete indkøb eller udbuddet af samme.
Opgør med udbudsspøgelser: I forbindelse med den nye udbudslov er der forsøgt gjort op med en række af de udbudsspøgelser på området for rammeaftaler, som dels er blevet bragt til verden, dels har levet en fed og nærende tilværelse i tiden fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen den 4. januar 2011 rystede rammeaftale-verdenen1 og frem til i dag.
Opgøret med udbudsspøgelserne har haft til formål, at det at udbyde og anvende rammeaftaler skulle bringes mere i overensstemmelse med formålet med rammeaftaler som indkøbsmetode. Nemlig at tilvejebringe en mere fleksibel og anvendelig løsning til håndtering af indkøbsområder med løbende aftag. Dette netop for at sikre, at rammeaftaler også fremadrettet vil være et godt og anvendeligt værktøj til håndtering af indkøbsområder, hvor ordregiverne har behov for løbende at indkøbe de omfattede ydelser eller varer.
De udbudsspøgelser, der i den sammenhæng er forsøgt taget af dage, er spørgsmål vedrørende muligheden for at have direkte tildeling og miniudbud på samme rammeaftale, om hvad begrebet ”objektive kriterier” rummer, om hvorvidt der findes begrænsning i, hvilke dele af en rammeaftale, der kan genudsættes for konkurrence i forbindelse med et miniudbud, om det er lovligt at udbyde og anvende parallelle rammeaftaler (dvs. rammeaftaler med sammenfaldende sortiment), om periodekøbsaftaler lovligt kan indgås på baggrund af en rammeaftale samt, om kontrakter, indgået på baggrund af en rammeaftale kan løbe ud over rammeaftalens løbetid.
Svært at se fire år ud i fremtiden: Hvis du imidlertid nogensinde har stået i den situation, at du skulle forsøge at få intellektuelle ydelser til at passe ned i en firkantet og juridisk defineret kravspecifikation, eller har skullet beskrive hvilke krav du vil stille til din myndigheds bærbare computere for de næste 4 år, så ved du også, at selv rammeaftaler blottet for samtlige ovenstående problematikker ikke kan løse den af til og næsten uoverstigelige udfordring med at specificere ydelser, der ikke lader sig kategorisere alt for snævert, eller varer, særligt på områder, hvor den teknologiske udvikling sker med rivende hast.
Selv for en udbuds-snedker udstyret med en fremtidsindsigt som en magiker og skriveevner som en retoriker kan det fra tid til anden være en udfordring at skrive en kravspecifikation, som både lever op til de juridiske krav om gennemsigtighed og dermed er klar nok for tilbudsgiverne til at forstå, hvad der egentlig udgør det gode tilbud, og passer til organisationens indkøbsbehov, og samtidig er tilpas fleksibel til at sikre, at rammeaftalen ikke er forældet, allerede inden blækket fra underskrifterne på rammeaftalen er tørret på papiret.
Dynamiske indkøbssystemer – et konkurrencedygtigt alternativ: Her kommer det dynamiske indkøbssystem ind i billedet som et absolut konkurrencedygtigt alternativt til den klassiske rammeaftale. For i modsætning til rammeaftalen, skal man ikke definere hele sit indkøb på forhånd, man skal ikke oplyse indkøbsvolumen for de enkelte varer eller kategorier, ligesom tilbudsgiverne ikke skal afgive et foreløbigt tilbud for at komme med på det dynamiske indkøbssystem. Man skal som ordregiver i første omgang blot finde ud af, hvilke krav der skal stilles til tilbudsgivernes egnethed, formulere en kravspecifikation og afholde et begrænset udbud, som i al sin enkelthed blot går ud på at kvalificere alle de tilbudsgivere, der kan leve op til egnethedskravene og lukke dem ind på det dynamiske indkøbssystem. Eventuelt placeret i på forhånd definerede kategorier.
Åbent for alle: Når det dynamiske indkøbssystem er etableret, er det åbent for alle tilbudsgivere, der på et senere tidspunkt måtte ønske at komme med på systemet og som lever op til egnethedskravene. Hertil kommer, at det dynamiske indkøbssystem kan leve lige så længe, som ordregivers kravspecifikation er dækkende for indkøbsbehovet. Har man således fået skabt en kravspecifikation der virker og har man et system, man synes fungerer, så kan man altså lade det fortsætte helt ind til den dag, man ikke længere mener, at de tilbud der kommer ind, som svar på de afholdte miniudbud, svarer helt til det man egentlig ønskede sig.
Flere miniudbud: Når ordregiver har brug for at købe en vare eller ydelse, omfattet af det dynamiske indkøbssystem, afholdes der et miniudbud blandt de tilbudsgivere, der er på systemet, eller som befinder sig i den relevante kategori, hvis systemet er opdelt i sådanne. Det er nemlig samtidig sådan, at man som ordregiver har fri adgang til at opdele sit dynamiske indkøbssystem i kategorier som fx geografisk eller faglig opdeling. Det betyder, at man især på områder, hvor der findes mange leverandører i markedet, på forhånd kan sikre, at man får skabt en situation, hvor et miniudbud ikke skal afholdes mellem et fuldkommen uoverskueligt antal tilbudsgivere.
Herefter vil tilbudsgiverne afgive et tilbud, som matcher det i miniudbuddet beskrevne.
Hvorfor er det så smart? Er det ikke besværligt at skulle afholde miniudbud hver gang man skal foretage et indkøb? Næh, for man skal jo ikke stort andet end at beskrive, hvad det er man ønsker at købe, hvad man lægger vægt på og så sende det ud til de relevante parter. Og så selvfølgelig forholde sig til de tilbud, der kommer ind.
I tilgift hertil vil tilbudsgiverne, i modsætning til hvad der gælder for rammeaftaler, først skulle finde de relevante varer frem fra hylderne eller beskrive de efterspurgte ydelser i det øjeblik de efterspørges. Det betyder, at man som kunde altid kan være sikker på, at ens indkøb er tidssvarende og at man får tilbudt netop det, som tilbudsgiverne vurderer at være det bedste og mest konkurrencedygtige match med kundens behov lige netop på det tidspunkt, hvor indkøbet foretages.
Udvidede muligheder: Ud over de nævnte ændringer, er anvendelsesområdet for dynamiske indkøbssystemer blevet udvidet fra at gælde ”almindelige indkøb” som i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens optik var standardiserede varer der blev indkøbt hyppigt, til nu at omfatte varer, tjenesteydelser og bygge- anlægsarbejder, der er generelt tilgængelige på markedet. Hermed åbnes der blandt andet op for de førnævnte intellektuelle tjenesteydelser, som bestemt er generelt tilgængelige på markedet, men som dårligt kan kategoriseres under betegnelsen ”standardvarer”.
Med de relativt få modifikationer til reglerne omkring dynamiske indkøbssystemer, som der er gennemført med det nye udbudsdirektiv og dermed også med den nye udbudslov, er dynamiske indkøbssystemer pludselig også i realiteten blevet dynamisk, både i sortiment og tilbudsgiverkreds. Herudover forekommer driften af systemet overkommelig.
Det dynamiske indkøbssystem som alternativ til rammeaftaler er dermed blevet en meget seriøs overvejelse værd, når man planlægger hvilken indkøbsmetode man skal anvende næste gang, man står overfor at skulle udbyde et vare- eller ydelsesområde på hvilket, man løbende køber ind.
