SKI: E-handel og øget råderum

E-handel bidrager til øget råderum, lyder det fra SKI. Den 1. januar 2025 bliver det obligatorisk for offentlige organisationer at e-handle på en række vareområder. SKI stiller aftaler til rådighed på de fleste af områderne, og hvis de offentlige organisationer bruger SKI’s e-kataloger, kan der være penge at spare.

Formålet med de nye krav om e-handel er at professionalisere og effektivisere de offentlige indkøb. E-handel er den billigste og mindst tidskrævende indkøbsform og kan frigøre betydelige ressourcer, der i dag bliver brugt til at bestille og betale for varer og tjenesteydelser.

E-handel kan således spare den offentlige sektor tid, penge og ressourcer, som kan anvendes bedre på kerneopgaverne.

E-handel fremmer grønne indkøb. I SKI’s e-portal kan man let fremsøge de mest grønne og bæredygtige varer på aftalerne og sammensætte bæredygtige e-kataloger til egne e-handelssystemer. Lær, hvordan du filtrerer på grønne produkter her.

Ifølge transaktionsomkostningsanalyse foretaget af Hjørring Kommune koster et fysisk køb 326 kr., køb på hjemmeside/telefon 130 kr. og køb i eget e-handelssystem 68 kr.

E-handel som styringsværktøj sikrer compliance – Jo mere kompleks en offentlig organisation er – jo flere matrikler, EAN-numre, ansatte mv., en organisation har – jo flere indkøb foretages decentralt og langt fra det centrale indkøbskontor.

E-handel i organisationens e-handelssystem er derfor et vigtigt redskab til at styre, hvad og hvor der købes ind. Det bliver lettere at sikre compliance på organisationens indkøbsaftaler, så de ansatte køber de rigtige varer hos den rigtige leverandør. Det er afgørende for, at en aftales gode priser faktisk udmønter sig i besparelser, og at de bæredygtige krav, der er stillet til produkter og transport, faktisk indvirker på CO2-aftrykket.

– Med bekendtgørelsen får indkøbskontorerne en løftestang til at føre en faktisk e-handelspolitik – altså sikre, at deres organisationer bruger e-handelssystemet og de e-kataloger, de har sammensat og indlæst i systemet. Ikke alene giver det resultater både på den økonomiske og den bæredygtige bundlinje – nu er det også lovpligtigt siger e-handelschef i SKI, Casper Lyng Lundager.
Bekendtgørelsen om e-handel i offentlige indkøb træder i kraft den 1. januar 2025 og omfatter til at starte med kontorartikler, møbler, AV-udstyr, tablets, computere og it-tilbehør, telefoni, storkøkkenudstyr, fødevarer, kaffe og te, lyskilder, forbrugsartikler, bleer, høreapparater og legetøj.

Tre konkrete råd til at øge compliance med e-handel: SKI stiller e-kataloger til rådighed på alle e-handelsegnede aftaler. Katalogerne kan hentes i SKI’s ePortal og indlæses i organisationernes egne e-handelssystemer. Vil man sikre høj compliance på sine indkøbsaftaler – både dem, man selv har indgået, og dem, SKI stiller til rådighed – er det dog vigtigt at sikre, at man i systemerne begrænser ikke-aftaledækkede varer.

Man kan derfor opstille tre tommelfingerregler, der vil øge compliance:

• Hent e-kataloger i SKI’s ePortal. SKI stiller e-kataloger til rådighed, som kan hentes direkte ind i jeres eget e-handelssystem. Katalogerne kan fx skræddersys ift. miljømærker, økologi, mv. Hvis I indlæser katalogerne fra SKI’s ePortal fremfor at hente katalogerne hos leverandørerne, kan man kun købe aftaledækkede varer uden adgang til andre varer, leverandøren i øvrigt har på hylderne.
• Ryd op i B-sortimenter. Aftalesortimenterne er konkurrenceudsat og priseffektive. Har man foruden de 256 kuglepenne på SKI’s kontorartikelaftale indlæst leverandørens øvrige kuglepennesortiment, kan de alle købes i kommunens e-handelssystem med fare for, at der købes dyrere kuglepenne end nødvendigt. Mekanismen gør sig gældende på de fleste vareaftaler.
• Tilføj kun de mest nødvendige, ikke-aftaledækkede varer. Har I brug for varer, der ikke er på en aftale, så køb dem. Men tilføj dem kun e-kataloget, hvis det skal være en fast vare, alle disponenter i din organisation skal kunne købe i e-handelssystemet.

Eksempler på besparelsespotentiale på SKI-aftaler

Flere af de 14 udvalgte områder i e-handelsbekendtgørelsen er dækket af SKI-aftaler. Her kan du se nogle af dem samt deres besparelsespotentialer:

• 50.55 Kontorartikler: 19 pct.
• 50.30 Møbler: 24 pct.
• 50.70 AV-udstyr: 18 pct.
• 50.20 Forbrugsartikler: 32 pct.
• 50.48 Tele og data: 9 pct
• 02.08 Tele og data: 12 pct

Eksempler på kommunale merudgifter ved køb af ikke-aftaledækkede telefoner og aftørringspapir, som findes tilsvarende på SKI-aftaler. Kilde: Det kommunale datasamarbejde

SKI foretager netop nu en analyse af, hvordan de offentlige organisationer bedst høster gevinsterne ved e-handel. Analysen vil bl.a. munde ud i gode råd til organisationer, der gerne vil i gang med at e-handle og til dem, der allerede er i gang, men gerne vil blive endnu bedre.