Digital forebyggelse af svindel

Af Claës Hagström, claes@udbudsmedia.dk

Sagen om svindel i Forsvarets Ejendomsstyrelse har sat markante politiske aftryk. Udbudsmedia.dk har tidligere afdækket, at de anvendte bogføringssystemer rummer en forklaring på den opsigtsvækkende sag.

Og den omtalte sag er ikke den eneste. Misbrug og svindel med offentlige midler som i Skat, Socialministeriet har også chokeret offentligheden. For gammeldags og utidssvarende kreditor- og bilagshåndtering gør, at det samme let kan ske i andre både offentlige og private virksomheder.

Nu viser det sig, at markedet er leveringsdygtig i systemer, der mindsker sandsynligheden for at omgå de afgørende og nødvendige funktionsadskillelse. Altså at en og samme person ikke skal være i stand til at godkende en ordre og samtidig stå for udbetalingen.

Imidlertid kan digital bilagshåndtering implementeres, så svig og snyd undgås. Det hævder Digisense, en dansk IT-virksomhed, der hjælper virksomheder med at digitalisere og automatisere det manuelle arbejde med bilag og kreditorbogholderiet.

”I de sager, der er fremme i medierne, er der jo en række fællestræk, ud over de involveredes vilje til at snyde. Og det er især, at der ikke har været nogen funktionsadskillelse, så den samme person har kunnet bestille eller oprette en ordre eller opgave og derefter godkende betaling og levering”, siger virksomhedens direktør Henrik Kruse.

Funktionsadskillelse er en velkendt kontrolmekanisme, som er kendt, også i de berørte styrelser. Når funktionsadskillelsen ikke har været til stede, kan man kan sige, at muligheden for snyd skyldes ledelsesmæssige svigt eller kulturelle forhold i organisationen, fortsætter Henrik Kruse.

Systemets styrke I et digitalt system som det Digisense leverer, kan man opsætte procedurer, der sikrer at alle forretningsgange overholdes hver gang.

”I Digisense kan vi sikre, at funktionsadskillelse implementeres i alle processer på tværs af enhver organisation, så f.eks. bilag skal godkendes af mindst to personer, og at den samme person ikke både kan godkende tilbud, betaling og levering. Det er faktisk helt standard i systemet”, siger Henrik Kruse.

Som det er fremgået af omtalen af de aktuelle svindelsager, har det været muligt at ændre på kontonumre ved udbetaling. På netop det punkt har Digisense en afgørende funktion. Digisense tilbyder f.eks. at give andre personer i organisationen varsles, hvis en medarbejder ændrer på bankkonti hos kreditorer, som det skete i Socialministeriet, oplyser Henrik Kruse.

Skriv en kommentar

avatar
Copy link
Powered by Social Snap